Tulostinleasing pienelle yritykselle tarkoittaa tulostimen tai monitoimilaitteen vuokraamista kuukausimaksulla ostamisen sijaan, ja se on yleistynyt erityisesti alle 10 hengen yrityksissä, joissa iso kertainvestointi tuntuu turhalta riskiltä. Malli sopii etenkin toimistoihin, joissa tulostusmäärät vaihtelevat kausittain eikä IT-budjettiin haluta yllätyksiä.
Miksi pienyritys valitsee leasingin oston sijaan
Tilitoimisto, joka tulostaa kuukausittain 3 000–5 000 sivua asiakasraportteja, ei välttämättä halua sitoa 1 500–3 000 euroa kertaostoon värilasermonitoimilaitteesta. Leasingsopimuksella sama laite saadaan käyttöön 60–120 euron kuukausimaksulla, ja huolto sekä toner sisältyvät usein pakettiin.
Toinen syy on ennustettavuus. Kun laskutus perustuu sivumäärään tai kiinteään kuukausihintaan, yrittäjä tietää tarkalleen mitä tulostaminen maksaa – ei tarvitse arvailla milloin seuraava 90 euron tonerikasetti pitää ostaa. Tämä on erityisen arvokasta yrityksille, joilla ei ole omaa IT-vastaavaa hoitamassa laitehankintoja.
Miten tulostinleasing käytännössä toimii
Sopimus tehdään yleensä 24, 36 tai 48 kuukauden mittaiseksi. Lyhyempi sopimus nostaa kuukausihintaa, mutta antaa joustoa – tämä kannattaa muistaa, jos yritys on vasta perustettu eikä tulevaa tulostustarvetta tunneta vielä tarkasti.
Käytännössä prosessi etenee näin:
– Tarvekartoitus: kuinka paljon tulostetaan kuukaudessa, väriä vai mustavalkoista, tarvitaanko skannausta ja kopiointia.
– Laitevalinta: toimittaja ehdottaa esimerkiksi Kyoceran tai Ricohin monitoimilaitetta sivumäärän perusteella.
– Sopimusehdot: kuukausimaksu, sivumääräkatto, ylityksestä perittävä hinta per sivu.
– Asennus ja käyttöönotto: laite toimitetaan, ajurit asennetaan, verkkoyhteys konfiguroidaan.
– Huolto- ja tarvikekierto: toner ja huolto sisältyvät tai laskutetaan erikseen sopimuksen mukaan.
Monissa sopimuksissa mustavalkosivu maksaa 0,5–1 senttiä ja värisivu 4–8 senttiä, mikä kannattaa laskea omaan kuukausivolyymiin ennen allekirjoitusta.
Mitä sopimuksesta kannattaa tarkistaa ennen allekirjoitusta
Kokenut hankintapäällikkö ei koskaan allekirjoita leasingsopimusta lukematta sivumääräkattoa ja ylityskorvausta. Moni pienyritys yllättyy, kun kausiluonteinen piikki – esimerkiksi joulukuun tarjouskampanjan materiaalit – tuo yllättävän lisälaskun.
Sopimuksesta kannattaa tarkistaa myös irtisanomisehdot, laitteen palautuskunto sopimuksen päättyessä ja se, kuuluuko huolto hintaan vai laskutetaanko se erikseen käyntikohtaisesti. Tulostinpalveluiden leasing-sopimuksen yksityiskohdat kannattaa käydä läpi kohta kohdalta ennen allekirjoitusta, koska pienetkin lisäehdot voivat nostaa kokonaiskustannusta merkittävästi kolmen vuoden aikana.
Leasing vai oma tulostin – kustannusvertailu
Halvin tulostin kaupan hyllyltä ei ole aina halvin ratkaisu. 150 euron mustesuihkumonitoimilaite kuulostaa edulliselta, mutta jos sen mustepatruunat maksavat 25–30 euroa kappale ja riittävät vain 300 sivulle, kokonaiskustannus nousee nopeasti leasingia korkeammaksi.
Pienelle yritykselle, joka tulostaa yli 1 000 sivua kuukaudessa, värilasertulostimen leasing on usein järkevämpi kuin mustesuihkulaitteen ostaminen. Laser tuottaa halvemman hinnan per sivu ja kestää paremmin jatkuvaa käyttöä. Jos taas tulostusmäärä on pieni ja satunnainen – esimerkiksi alle 100 sivua kuukaudessa – oman edullisen tulostimen ostaminen voi silti olla leasingia kannattavampi vaihtoehto, koska leasingin kiinteä kuukausimaksu ei tällöin kannata.
Yleisimmät virheet leasingsopimuksessa
Kolme virhettä toistuu pienyritysten leasingsopimuksissa säännöllisesti. Ensimmäinen on liian pitkä sopimuskausi suhteessa yrityksen kasvusuunnitelmiin – 48 kuukauden sopimus voi olla ahdas, jos henkilöstömäärä kaksinkertaistuu kahdessa vuodessa.
Toinen virhe on sivumäärän aliarviointi tarjouspyyntövaiheessa, jolloin ylityslaskut yllättävät jo ensimmäisenä vuonna. Kolmas on huolto- ja tarvikeehtojen jättäminen tarkistamatta – osa sopimuksista laskuttaa huoltokäynnit erikseen, vaikka myyjä on suullisesti maininnut ”kaiken sisältyvän hintaan”.
Etätyö ja kotitoimisto muuttivat tarvetta
Suomalainen etätyökulttuuri on siirtänyt osan tulostustarpeesta kotitoimistoihin, mutta pienyrityksen keskitetty toimistotulostin ei ole kadonnut minnekään – laskut, sopimukset ja viranomaisasiakirjat halutaan usein yhä tulostaa toimistolla arkistointia varten. Moni yrittäjä yhdistää mallin: kotitoimistoon edullinen mustesuihkulaite, toimistolle leasingilla hankittu monitoimilaite raskaampaan käyttöön. Kotitoimiston tulostuskustannusten seuraaminen erikseen auttaa hahmottamaan, kannattaisiko koko tulostustarve keskittää yhteen leasingsopimukseen.
Yleinen väärinkäsitys on, että leasing olisi aina kalliimpi vaihtoehto kuin oma laite. Näin ei ole – kun lasketaan mukaan huolto, toner, varaosat ja laitteen jäännösarvo sopimuskauden päättyessä, leasing on monessa tapauksessa edullisempi kokonaisratkaisu, etenkin jos tulostusmäärä on tasainen ja ennakoitavissa.
Usein kysyttyä
Kannattaako leasing yritykselle, jolla on vain 1–2 työntekijää?
Kannattaa, jos kuukausittainen tulostusmäärä on säännöllinen ja ylittää noin 500–800 sivua. Pienemmällä volyymilla oman edullisen tulostimen osto on usein järkevämpi, koska leasingin kiinteä kuukausimaksu ei tuolloin tuota säästöä.
Voiko leasingsopimuksen irtisanoa kesken kauden?
Yleensä kyllä, mutta useimmissa sopimuksissa irtisanominen ennen sovittua kautta johtaa jäljellä olevien kuukausimaksujen osittaiseen tai täyteen laskutukseen. Tämä kannattaa tarkistaa sopimuksesta ennen allekirjoitusta.
Sisältyykö toner tai muste leasinghintaan aina?
Ei aina. Osa sopimuksista sisältää tarvikkeet kiinteään kuukausihintaan, osa laskuttaa ne erikseen kulutuksen mukaan. Tämä on yksi tärkeimmistä kohdista, jotka kannattaa varmistaa ennen sopimuksen solmimista.
Yhteenveto
Tulostinleasing sopii pienelle yritykselle parhaiten silloin, kun tulostusmäärä on säännöllinen ja ennakoitava, eikä yrityksellä ole halua sitoa pääomaa laitehankintaan. Sopimusehdot – sivumääräkatto, huollon sisältyminen ja irtisanomisaika – ratkaisevat lopulta sen, muodostuuko leasingista todellinen säästö vai piilokuluja kerryttävä sopimus. Kannattaa pyytää tarjous useammalta toimittajalta ja verrata kokonaiskustannusta koko sopimuskaudelta, ei pelkkää kuukausihintaa.