Kun toimiston monitoimilaite alkaa rypistää paperia tai kotitoimiston lasertulostin jättää sivuille harmaan raidan, tulostinhuollon ammattilaisen valinta ratkaisee, korjaantuuko vika yhdellä käynnillä vai maksetaanko samasta ongelmasta kolme kertaa. Tämä artikkeli on tarkoitettu yrittäjille, etätyöntekijöille ja pienten toimistojen hankinnoista vastaaville, jotka tarvitsevat luotettavan huoltokumppanin. Artikkelista selviää, mitä huoltoliikkeeltä kannattaa kysyä, mitä huolto tyypillisesti maksaa ja milloin korjaaminen ei enää kannata.
Mitä tulostinhuolto käytännössä sisältää
Tulostinhuolto on paljon muutakin kuin rikkinäisen laitteen korjaamista. Ammattilainen tekee ennakkohuoltoa, vaihtaa kuluvia osia, päivittää laiteohjelmiston ja selvittää verkko- ja ajuriongelmia. Toimistokäytössä ennakkohuolto on usein tärkeämpää kuin korjaukset.
Lasertulostimissa ja monitoimilaitteissa kuluvat erityisesti kiinnitysyksikkö, siirtohihna, paperinsyötön rullat ja kuvarumpu. Valmistajat ilmoittavat huoltovälit sivumäärinä. Esimerkiksi HP LaserJet- ja Kyocera ECOSYS -sarjojen toimistomalleihin myydään valmiita huoltosarjoja, joiden vaihtoväli on mallista riippuen noin 100 000-300 000 sivua. Osia voi tarkastella esimerkiksi huoltosarjojen tuotealueelta, mutta osan vaihto edellyttää yleensä myös sivulaskurin nollausta, ja siihen tarvitaan huoltovalikon tuntemusta.
Mustesuihkutulostimissa vikojen luonne on erilainen. Tavallisimpia vikoja ovat tukkeutuneet suuttimet, kuluneet kirjoituspäät ja täyttynyt hukkavärityyny. Epsonin EcoTank-malleissa laite voi ilmoittaa, että mustetyynyjen käyttöikä on lopussa. Silloin tulostin lakkaa toimimasta, vaikka se olisi muuten kunnossa. Tähän tarvitaan huoltoliike, joka tuntee kyseisen valmistajan menettelyt.
Tulostinhuollon ammattilainen – viisi asiaa, jotka kannattaa tarkistaa
Kokenut hankintavastaava ei kysy ensimmäisenä hintaa. Ensin selvitetään, osaako huoltoliike korjata juuri kyseisen laitteen. Seuraavat viisi asiaa erottavat luotettavan toimijan satunnaisesta korjaajasta:
1. Valtuutus valmistajalta. Valtuutetulla huollolla (esimerkiksi HP, Brother, Canon, Ricoh tai Konica Minolta) on pääsy alkuperäisiin varaosiin, huoltomanuaaleihin ja takuukorjauksiin.
2. Merkkikohtainen kokemus. Kyoceran laitteita sujuvasti korjaava liike ei välttämättä tunne Xeroxin värilasereita yhtä hyvin.
3. Varaosien saatavuus. Kysy, onko yleisimpiä osia varastossa Suomessa vai tilataanko ne Keski-Euroopasta. Ero voi olla 1-2 päivää tai 2-3 viikkoa.
4. Vasteaika ja toimialue. Pääkaupunkiseudulla tai Tampereella huoltomies voi tulla seuraavana arkipäivänä. Pohjois-Suomessa, esimerkiksi Kittilässä tai Sodankylässä, matkakulut voivat ylittää itse korjauksen hinnan.
5. Kirjallinen arvio ennen työtä. Luotettava liike kertoo vikadiagnoosin ja kustannusarvion ennen kuin osia aletaan vaihtaa.
Kotimainen jälleenmyyjä on usein paras paikka aloittaa. Laitteen myynyt tulostinkauppa hoitaa takuuasiat valmistajan kanssa ja vastaa kuluttajansuojalain mukaisesta virhevastuusta. Elektroniikkaliikkeet ja tietokonekaupat lähettävät tulostimet usein eteenpäin kolmannelle osapuolelle, mikä pidentää korjausaikaa.
Mitä huolto maksaa
Hinnat vaihtelevat paikkakunnan ja laitetyypin mukaan, mutta suuntaa antavat summat helpottavat tarjousten vertailua. Työn tuntiveloitus on tyypillisesti 60-110 € ja paikan päälle tulemisesta veloitetaan lisäksi 40-90 € käyntimaksu. Vianmääritys korjaamolla maksaa usein 30-60 €, ja summa hyvitetään joissakin liikkeissä, jos korjaus tilataan.
Osat ovat usein suurin kuluerä. Toimistolaserin kiinnitysyksikkö maksaa mallista riippuen noin 80-300 € ja A3-monitoimilaitteen siirtohihna voi maksaa yli 300 €. Jos toimistolla on useita laitteita, kiinteähintainen huoltosopimus tai sivuhintasopimus on usein edullisempi kuin jokaisen käynnin erillinen laskutus. Tällainen sopimus sisältää usein myös värikasetit. Leasing-sopimuksissa huolto sisältyy yleensä kuukausihintaan. Tästä kerrotaan tarkemmin artikkelissa tulostinleasingista pienelle yritykselle.
Myytti: tulostimen korjaaminen ei koskaan kannata
Väite pitää paikkansa vain halvimmissa laitteissa. Jos 79 euron mustesuihkutulostimen korjaus maksaa 90 €, uuden laitteen hankinta on järkevä ratkaisu. Toimiston 1 500-4 000 euron monitoimilaite on kuitenkin eri asia. Siinä 200 euron huolto voi pidentää käyttöikää 3-5 vuotta.
Rajana voi pitää seuraavaa sääntöä: jos korjaus maksaa yli puolet vastaavan uuden laitteen hinnasta ja laite on yli 5 vuotta vanha, uuden hankintaa kannattaa harkita. Poikkeuksena ovat mallit, joiden varaosien saatavuus on jo päättymässä. Silloin uusi laite on parempi valinta, vaikka korjaus olisi edullinen.
Toinen sitkeä väärinkäsitys koskee musteita. Kolmannen osapuolen musteen käyttö ei EU:ssa automaattisesti mitätöi takuuta. Valmistaja voi kuitenkin kieltäytyä korjaamasta vikaa, jonka se osoittaa jäljitelmämusteen aiheuttamaksi. Hyvä huoltoliike kertoo tämän suoraan eikä pelottele asiakasta.
Yleisimmät virheet huoltoliikkeen valinnassa
Ensimmäinen virhe on valita halvin tuntihinta katsomatta kokonaisuutta. Jos korjaaja ei tunne laitetta ja tekee vianmääritystä kolme tuntia, 65 euron tuntihinta tulee kalliimmaksi kuin valtuutetun huollon 95 euroa ja tunnin työ.
Toinen virhe on odottaa liian pitkään. Kotitoimiston laserin harmaa raita tai rahiseva ääni paperinsyötössä on usein varoitusmerkki. Jos rulla vaihdetaan ajoissa, korjaus maksaa 20-40 €. Kun vika on edennyt, voi joutua vaihtamaan koko kiinnitysyksikön. Huoltovälien tunnistamista käsitellään tarkemmin artikkelissa tulostimen huoltoväleistä kotona.
Kolmas virhe on unohtaa ohjelmisto. Etätyöntekijän WiFi-tulostin, joka ei enää tulosta AirPrintin kautta käyttöjärjestelmän päivityksen jälkeen, ei tarvitse mekaanista korjausta vaan ajuri- tai laiteohjelmistopäivityksen. Huoltoliike, joka tarjoaa etätukea suomeksi, ratkaisee tällaisen ongelman usein puhelimessa 15 minuutissa.
Etätyö ja kotitoimisto muuttivat huoltotarpeita
Koronavuosina Suomessa hankittiin paljon kotitulostimia, ja suuri osa niistä on edelleen päivittäisessä käytössä. Monella laitteet ovat nyt 4-6 vuotta vanhoja, eli juuri siinä iässä, jolloin kuluvia osia joudutaan vaihtamaan. Kotitulostimella tulostetaan myös työpapereiden lisäksi esimerkiksi verotuspäätöksiä, Omakannan reseptiyhteenvetoja ja viranomaislomakkeita. Toimiva laite on siis monelle arjen perusasia.
Kotikäyttäjän kannattaa tarkistaa, ottaako huoltoliike vastaan yksityisasiakkaita. Osa toimijoista palvelee vain sopimusasiakkaita. Ympäristön kannalta paras vaihtoehto on huolto, joka kierrättää vaihdetut osat ja kasetit asianmukaisesti eikä vain heitä niitä sekajätteeseen.
UKK
Kannattaako tulostin viedä valtuutettuun huoltoon, vaikka takuu on päättynyt?
Kyllä, erityisesti toimistolaitteissa ja A3-monitoimilaitteissa. Valtuutetulla huollolla on alkuperäiset varaosat ja ajantasaiset huoltotiedot, mikä vähentää uusintakäyntejä. Halvoissa kotitulostimissa itsenäinen korjaaja voi olla riittävä.
Kuinka nopeasti tulostinhuollon pitäisi reagoida?
Yrityssopimuksissa tavallinen vasteaika on 4-8 tuntia tai seuraava arkipäivä. Kotiasiakkaiden laitteet korjataan yleensä korjaamolla 3-10 arkipäivässä varaosien saatavuuden mukaan.
Voinko vaihtaa huoltosarjan itse?
Monissa pienissä lasertulostimissa rummun ja syöttörullien vaihto onnistuu itse ohjeiden avulla. Kiinnitysyksikön vaihto ja huoltolaskurin nollaus kannattaa jättää ammattilaiselle, koska yksikkö on kuuma ja virheellinen asennus voi rikkoa laitteen.
Yhteenveto
Hyvä tulostinhuollon ammattilainen tuntee laitteesi merkin, kertoo hinnan etukäteen ja pystyy hankkimaan varaosat nopeasti Suomesta. Vertaa siksi kokonaiskustannusta, älä pelkkää tuntihintaa. Ennen huoltoliikkeeseen soittamista kannattaa katsoa tulostimen sivulaskuri ja kirjoittaa ylös virheilmoituksen koodi. Näiden tietojen avulla ammattilainen pystyy usein arvioimaan vian ja korjauksen hinnan jo puhelimessa.