Yritystulostin toimistoon kannattaa valita sen mukaan, kuinka paljon ja kuinka varmasti sen pitää tulostaa, eikä sen mukaan, mikä laite on hyllyssä edullisin. Tämä artikkeli on tarkoitettu 5-50 hengen toimiston hankinnoista vastaavalle, yrittäjälle tai toimistopäällikölle, jonka pitää löytää laite, joka kestää arjen kuormituksen 4-6 vuotta ilman jatkuvia katkoksia. Oikein mitoitettu laite säästää sivukustannuksissa. Se säästää myös ajan, joka muuten kuluu tukosten selvittelyyn ja huoltomiehen odotteluun.
Huono valinta näkyy yleensä vasta kuukausien päästä. Laite toimii ensimmäiset viikot moitteetta, ja sitten tilinpäätöskuukausi tai tarjouskierros paljastaa, ettei se kestä todellista kuormaa.
Tuotantokyky – mitä tulostimen luvut oikeasti kertovat
Yritystulostimen tuotantokykyä kuvaa kolme lukua: tulostusnopeus sivuina minuutissa (ppm), suositeltu kuukausivolyymi ja maksimikuormitus eli duty cycle. Nopeus on helppo ymmärtää, mutta pienessä toimistossa sitä yliarvioidaan. Kun tulostetaan viiden sivun dokumentti, 30 ppm:n ja 40 ppm:n laitteen ero on muutama sekunti.
Arjessa merkitsee enemmän ensimmäisen sivun aika (FPOT) ja se, kuinka nopeasti laite herää lepotilasta. Moni energiatehokas lasertulostin nukkuu syvässä lepotilassa, ja ensimmäinen tuloste voi viipyä 10-20 sekuntia. Jos toimistossa tulostetaan pitkin päivää yksittäisiä sivuja, juuri tämä viive turhauttaa käyttäjiä.
Mitoitus tehdään suositellun kuukausivolyymin perusteella. Tyypillinen keskiluokan A4-mustavalkolaser on suunniteltu noin 1 000-5 000 sivun kuukausikäyttöön. Kyoceran, Ricohin, Konica Minoltan tai Xeroxin osastotason A3-monitoimilaitteet on taas rakennettu kymmenien tuhansien sivujen kuukausikuormalle.
Myytti: maksimikuormitus kertoo, paljonko laitteella voi tulostaa
Esitteissä näkyy usein iso luku, esimerkiksi 50 000 tai 80 000 sivua kuukaudessa. Se on duty cycle eli teoreettinen enimmäismäärä, jonka laite kestää yksittäisenä kuukautena rikkoutumatta. Se ei ole suositus jatkuvaan käyttöön.
Jos laitetta ajetaan kuukaudesta toiseen lähellä maksimia, kiinnitysyksikkö, rumpu ja paperinsyöttörullat kuluvat nopeasti. Huoltoväli lyhenee, ja tukoksia alkaa tulla viikoittain. Ammattilainen mitoittaa laitteen niin, että todellinen volyymi on enintään 20-30 % maksimikuormituksesta ja mieluiten valmistajan suositellun volyymin puolivälissä. Silloin myös ruuhkahuiput mahtuvat kapasiteettiin.
Tyypillinen esimerkki on kymmenen hengen tilitoimisto Tampereella. Se tulostaa normaalisti noin 3 000 sivua kuukaudessa, mutta helmi-huhtikuussa määrä kaksinkertaistuu. Toimistoon hankittu 250 euron pientoimistolaser, jonka maksimikuormitus oli paperilla riittävä, alkoi jumittaa juuri kiireisimpään aikaan. Toner vaihdettiin parin viikon välein, ja paperitukoksia avattiin päivittäin. Kunnolla mitoitettu laite olisi maksanut alussa enemmän, mutta se olisi ollut kokonaisuutena halvempi jo ensimmäisenä vuonna.
Luotettavuus syntyy rakenteesta ja huoltoverkosta
Luotettava yritystulostin näyttää paperilla tylsältä. Siinä on 500 arkin paperikasetti 250 arkin sijaan, mahdollisuus lisäkasetteihin, kestävä kaksipuolinen tulostusyksikkö ja pitkäikäiset kulutusosat. Kyoceran ECOSYS-mallit perustuvat pitkäikäiseen rumpuun, jolloin käyttäjä vaihtaa pelkän toner-kasetin. Brotherin laitteissa rumpu ja toner ovat useimmiten erillisiä osia, ja monissa HP:n LaserJet-malleissa rumpu on integroitu kasettiin. Mikään näistä ratkaisuista ei ole automaattisesti paras. Ne vaikuttavat kuitenkin siihen, mitä varastossa pitää olla ja mitä sivu lopulta maksaa.
Toinen puoli luotettavuudesta on huolto. Yritykselle ratkaisevaa on, kuinka nopeasti huoltoteknikko on paikalla, kun laite pysähtyy. Pääkaupunkiseudulla, Turussa tai Oulussa sopimushuollon vasteaika voi olla saman päivän aikana. Pohjois-Suomen pienemmillä paikkakunnilla se voi venyä seuraavaan tai sitä seuraavaan arkipäivään. Kotimainen jälleenmyyjä hoitaa takuuasiat suomeksi ja tuntee laitteen varaosasaatavuuden. Huoltokumppanin valinnasta kerrotaan tarkemmin artikkelissa tulostinhuollon ammattilaisen valinnasta.
Tulostinkauppa on erikoistunut nimenomaan tulostimiin, niiden kulutustarvikkeisiin ja huoltoon. Toimistokalusteet ja muu toimistotekniikka ostetaan yleensä toimistokaupoista, paperitavarat paperikaupoista, tietokoneet tietokonekaupoista ja yleinen elektroniikka elektroniikkaliikkeistä. Yritystulostimen hankinnassa erikoisliikkeen osaaminen näkyy erityisesti huoltosopimuksissa ja varaosien saatavuudessa.
Laser, mustesuihku vai monitoimilaite yrityskäyttöön
Lasertulostin on edelleen toimiston perusvalinta, kun tulostetaan paljon tekstiä. Mustavalkolaser on nopea, toner ei kuivu käyttötaukojen aikana, ja sivuhinta pysyy pienenä. Värilaser sopii, kun tarjouksiin, raportteihin tai markkinointimateriaaliin tarvitaan väriä päivittäin.
Yrityskäyttöön tarkoitetut mustesuihkutulostimet, kuten Epsonin WorkForce Pro- ja EcoTank-sarjat tai HP:n OfficeJet Pro -mallit, ovat kuitenkin varteenotettava vaihtoehto. Ne kuluttavat vähemmän sähköä, eikä niissä ole kiinnitysyksikköä, joka kuluisi. Mustesäiliöjärjestelmien suosio on kasvanut Suomessa erityisesti pienissä toimistoissa. Poikkeus on kuitenkin selvä: jos laite seisoo käyttämättä viikkoja, esimerkiksi kesälomien aikana, mustesuihku on altis suutintukoksille, laser ei.
Useimpiin toimistoihin hankitaan nykyisin monitoimilaite eli MFP, joka tulostaa, skannaa ja kopioi. Tarkista silloin, että automaattinen dokumentinsyöttölaite skannaa molemmat puolet yhdellä läpiviennillä (dual-scan). Muuten 30 sivun kaksipuolisen sopimuksen skannaus kestää kaksi kertaa niin kauan. Kun laite on verkossa usean käyttäjän yhteiskäytössä, käyttäjätunnukset ja turvatulostus nousevat tärkeiksi. Aiheesta lisää artikkelissa yritystulostimen jaetusta käytöstä verkossa.
Etätyö on muuttanut toimistojen tulostustarvetta. Hybridityötä tekevässä organisaatiossa tulostusmäärät ovat usein pienempiä kuin ennen vuotta 2020, mutta ne keskittyvät toimistopäiviin. Siksi mitoitetaan huippupäivän mukaan eikä pelkän kuukausikeskiarvon mukaan.
Kokonaiskustannus painaa enemmän kuin ostohinta
Yritystulostimen todellinen hinta syntyy käytön aikana. Laserin mustavalkosivu maksaa tyypillisesti 1-3 senttiä ja värisivu 5-12 senttiä, riippuen laitteesta ja siitä, ostetaanko normaali- vai suurkapasiteettikasetteja. Ero näyttää pieneltä, kunnes sen laskee auki: 3 000 sivua kuukaudessa on viidessä vuodessa 180 000 sivua. Yhden sentin ero sivuhinnassa tarkoittaa silloin 1 800 euroa.
Sivuhintaan kuuluu muutakin kuin muste tai toner. Mukaan lasketaan rumpu, kiinnitysyksikkö, huoltosarjat, paperi ja sähkö. Tarkempi erittely löytyy artikkelista tulostuksen sivuhinnoittelusta. Isommissa toimistoissa leasing- tai klikkihintasopimus, jossa huolto ja tarvikkeet sisältyvät sivuhintaan, tekee kustannuksista ennustettavia.
Ympäristön kannalta yksinkertaisin säästö on asettaa kaksipuolinen tulostus (duplex) oletukseksi kaikille käyttäjille. Se vähentää paperinkulutusta helposti kolmanneksen. Valmistajien palautusohjelmat ja käytettyjen kasettien kierrätys kuuluvat hyvin hoidettuun toimistoon.
Yleisimmät virheet yritystulostimen hankinnassa
Laite mitoitetaan keskiarvon mukaan. Kuukausikeskiarvo kätkee alleen ruuhkahuiput, kuten kuukauden vaihteen, tilinpäätöksen ja tarjouskierrokset. Laitteen pitää kestää juuri ne.
Huoltoa ei selvitetä ennen ostoa. Edullinen laite verkkokaupasta voi olla hyvä ostos, mutta jos lähin valtuutettu huolto on 200 kilometrin päässä, yksi vika voi pysäyttää tulostuksen viikoksi.
Ostetaan aloituskasetilla varustettu malli ja unohdetaan kasetin todellinen hinta. Monen laitteen mukana tuleva aloitustoner riittää vain murto-osaan normaalin kasetin sivumäärästä. Tarkista täyden kasetin hinta ja riittoisuus ennen kuin vertaat laitteiden ostohintoja.
UKK
Kuinka monta sivua kuukaudessa yritystulostimen pitää kestää?
Laske toimiston todellinen kuukausivolyymi, kerro se kahdella ruuhkakuukausia varten ja valitse laite, jonka suositeltu kuukausivolyymi ylittää tämän luvun. Maksimikuormitus eli duty cycle saa olla moninkertainen todelliseen käyttöön verrattuna.
Kannattaako toimistoon ostaa mustesuihkutulostin vai lasertulostin?
Kun tulostetaan paljon tekstiä ja käytössä on taukoja, lasertulostin on varmempi valinta. Yrityskäyttöön suunniteltu mustesuihku- tai mustesäiliötulostin sopii pieneen toimistoon, jossa tulostetaan säännöllisesti ja paljon värillistä.
Kuinka kauan yritystulostin kestää?
Oikein mitoitettu ja säännöllisesti huollettu toimistolaser kestää tyypillisesti 4-6 vuotta, ja raskaat A3-monitoimilaitteet usein pidempään. Jatkuva ylikuormitus voi puolittaa käyttöiän.
Mitoita volyymin ja huoltoverkon mukaan
Yritystulostimen tuotantokyky ja luotettavuus ratkeavat jo hankintavaiheessa. Selvitä todellinen kuukausivolyymi ja ruuhkahuiput, valitse laite niin, että suositeltu volyymi jättää kapasiteettiin väljyyttä, ja laske sivuhinta koko käyttöiälle. Varmista vielä ennen tilausta, kuka laitetta huoltaa omalla paikkakunnallasi ja kuinka nopeasti. Toimistossa luotettavin tulostin on yleensä se, jota ei tarvitse ajatella ollenkaan.