Monitoimilaitteen automaattinen asiakirjansyöttölaite eli ADF säästää eniten aikaa juuri siinä työssä, jota harva jaksaa tehdä: monisivuisten asiakirjojen skannauksessa ja kopioinnissa. Etätyöntekijälle, pienyrittäjälle ja kotitaloudelle, joka skannaa kuitteja kirjanpitoon tai sopimuksia sähköpostiin, automaattinen asiakirjansyöttölaite tarkoittaa yhtä painallusta 20 erillisen kannen avaamisen sijaan. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten syöttölaitteet eroavat toisistaan, mihin kannattaa kiinnittää huomiota ostaessa ja milloin ADF on turha lisäkulu.
Mitä automaattinen asiakirjansyöttölaite tekee
ADF on monitoimilaitteen yläosaan sijoitettu lokero, joka vetää paperit yksi kerrallaan skannerin lukupään ohi. Lasitasolla jokainen sivu asetetaan käsin, kansi suljetaan ja painetaan skannausta. Syöttölaitteessa koko pino ladataan kerralla.
Ero näkyy heti. 15-sivuinen vuokrasopimus vie lasitasolla helposti 4-5 minuuttia, syöttölaitteella alle minuutin. Kun skannattavaa kertyy viikoittain, säästö on tunteja vuodessa.
Kotikäyttöön suunnatuissa monitoimitulostimissa syöttölaitteen kapasiteetti on tyypillisesti 20-35 arkkia. Pienen toimiston laitteissa se on yleensä 50 arkkia, ja raskaan käytön toimistolaitteissa, esimerkiksi Kyoceran, Ricohin ja Xeroxin A3-monitoimilaitteissa, 100-300 arkkia.
Yksipuolinen, kääntävä ja kaksoisskannaava syöttölaite
Kaikki syöttölaitteet eivät ole samanlaisia, ja tämä on kohta, jossa ostaja useimmiten pettyy. Perusmalli skannaa vain arkin toisen puolen. Kaksipuolisen paperin kanssa joutuu kääntämään pinon käsin ja yhdistämään tiedostot jälkikäteen.
Kääntävä syöttölaite (RADF) vetää arkin läpi, kääntää sen ja syöttää uudelleen skannatakseen toisen puolen. Se toimii, mutta on hidas ja kuluttaa rullia, koska jokainen arkki kulkee mekanismin läpi kahdesti.
Yhden läpiviennin kaksipuolinen syöttölaite (single-pass duplex, DSDF) lukee molemmat puolet samalla kertaa kahdella lukupäällä. Se on 1,5-2 kertaa nopeampi kaksipuolisissa asiakirjoissa ja käsittelee paperia hellävaraisemmin. Brotherin, Canonin ja HP:n pienyritysmalleissa tämä ominaisuus löytyy usein 400-800 euron hintaluokasta alkaen.
Nopeutta kannattaa verrata oikealla yksiköllä. Skannausnopeus ilmoitetaan joko sivuina minuutissa (ppm) tai kuvina minuutissa (ipm), jossa kaksipuolinen arkki lasketaan kahdeksi kuvaksi. Sama laite voi siis näyttää esitteessä kaksi kertaa nopeammalta pelkän laskutavan takia. Kopioinnin osalta aihetta käsitellään tarkemmin artikkelissa monitoimilaitteen kopioinnin nopeudesta.
Myytti: kaksipuolinen tulostus tarkoittaa kaksipuolista skannausta
Yleisin väärinkäsitys liittyy duplex-merkintään. Tuoteselosteessa lukee ”automaattinen kaksipuolinen tulostus”, ja ostaja olettaa, että myös syöttölaite käsittelee molemmat puolet. Näin ei ole.
Duplex-tulostus ja duplex-skannaus ovat täysin erillisiä mekanismeja. Moni 150-250 euron mustesuihkumonitoimilaite tulostaa kaksipuolisesti, mutta sen syöttölaite skannaa vain yhden puolen. Kokenut ostaja etsii teknisistä tiedoista erikseen merkintää ”kaksipuolinen skannaus” tai ”duplex ADF”.
Toinen sitkeä myytti on, että syöttölaitteen kautta tuleva kuva olisi aina huonompi kuin lasitasolta. Tavallisilla tekstiasiakirjoilla ero on käytännössä olematon, koska molemmissa käytetään samaa tai saman tasoista lukupäätä. Valokuvissa, ohuissa kuiteissa ja rypistyneissä papereissa lasitaso on kuitenkin parempi – ei lukupään, vaan paperin liikkeen takia. Resoluutioon liittyvistä eroista lisää artikkelissa skannerin tarkkuudesta monitoimilaitteissa.
Käytännön esimerkki kotitoimistosta
Tyypillinen tilanne: toiminimellä työskentelevä konsultti Tampereella skannaa kuukauden lopussa 40-60 kuittia ja laskua tilitoimistolle. Ensimmäinen laite oli edullinen monitoimitulostin ilman syöttölaitetta, ja kuukausiskannaukseen kului tunti.
Vaihto 50 arkin yhden läpiviennin syöttölaitteella varustettuun mustavalkolaser-monitoimilaitteeseen lyhensi työn noin kymmeneen minuuttiin. Yksi asia ei silti muuttunut: kaupan kassakuitit ovat liian pieniä ja ohuita syöttölaitteelle. Ne skannataan edelleen lasitasolta, neljä kerrallaan.
Sama pätee viranomaispapereihin. Verotuspäätös tai Omakannasta tulostettu lääkärinlausunto on tavallista A4-paperia ja kulkee syöttölaitteesta hyvin. Nidotut tai rei’itetyt kopiot vanhoista asiakirjoista kannattaa käsitellä lasilla.
Mitä paperia automaattinen asiakirjansyöttölaite kestää
Valmistajat ilmoittavat syöttölaitteelle oman paperipainoalueensa, joka on yleensä 60-105 g/m². Raskaammissa toimistomalleissa alue voi olla 50-128 g/m². Tavallinen 80 g/m² toimistopaperi kulkee kaikissa.
Ongelmia syntyy rajatapauksissa. Kiiltävä esitepaperi liukuu erotusrullan ohi, jolloin kaksi arkkia vetäytyy kerralla. Lämpöpaperille tulostetut kuitit käpristyvät ja tukkivat syötön. Itsejäljentävä lomakepaperi voi jättää jälkiä rulliin.
Kalliimmissa laitteissa on ultraäänitunnistin, joka havaitsee kaksoissyötön ja pysäyttää skannauksen. Kotimalleissa tätä ei ole, joten sivumäärä kannattaa tarkistaa skannauksen jälkeen ennen kuin alkuperäiset menevät silppuriin.
Yleisimmät virheet syöttölaitteen käytössä
Suurin osa syöttölaitteiden vioista johtuu käytöstä, ei laitteesta. Huoltoliikkeisiin tuodaan säännöllisesti laitteita, joiden ainoa vika on kulunut tai likainen rulla. Nämä kolme virhettä toistuvat useimmin:
Niitit ja paperiliittimet jäävät pinoon. Yksikin unohtunut niitti voi naarmuttaa lukupään lasin, jolloin jokaiseen skannaukseen tulee pystysuora viiva. Korjaus maksaa usein enemmän kuin edullinen uusi laite.
Pinoa ei ilmasteta. Kosteassa varastossa olleet tai juuri tulostetut arkit tarttuvat toisiinsa. Pinon taivuttaminen ja reunojen tasaaminen ennen latausta vähentää kaksoissyöttöjä selvästi. Jos tukoksia tulee jatkuvasti, syitä kannattaa käydä läpi artikkelin paperitukosten yleisimmistä syistä avulla.
Rullia ei puhdisteta. Syöttö- ja erotusrullat keräävät paperipölyä ja menettävät pitonsa. Nukkaamaton liina ja tilkka vettä tai isopropanolia 3-6 kuukauden välein riittää kotikäytössä. Toimistokäytössä erotusrulla tai -tyyny vaihdetaan valmistajan ilmoittaman sivumäärän jälkeen, joka on usein 50 000-200 000 arkkia.
Milloin syöttölaite ei kannata
Kaikkiin laitteisiin syöttölaitetta ei tarvita. Jos skannaat 2-3 sivua kuukaudessa, lasitaso riittää täysin, ja ADF on vain yksi kuluva osa lisää. Harvoin tulostavalle kotitaloudelle edullisempi malli ilman syöttölaitetta on usein järkevämpi valinta.
Valokuvien ja vanhojen asiakirjojen digitointiin syöttölaite on väärä työkalu. Sitä varten on tasoskannereita, joissa on parempi värintoisto ja paksumpien materiaalien tuki.
Suuret määrät taas ovat toinen ääripää. Jos skannattavaa on satoja sivuja päivässä, erillinen asiakirjaskanneri, kuten Fujitsun (nykyisin Ricoh) ScanSnap- tai Epsonin WorkForce DS -sarja, on nopeampi ja kestävämpi kuin monitoimilaitteen syöttölaite.
Hankinta ja huolto Suomessa
Kotimaisen jälleenmyyjän kautta ostetussa laitteessa takuuasiat hoituvat suomeksi, ja varaosien, kuten erotusrullien ja syöttölaitteen huoltosarjojen, saatavuus on yleensä parempi. Tämä korostuu Pohjois-Suomessa ja pienemmillä paikkakunnilla, joissa lähin valtuutettu huolto voi olla satojen kilometrien päässä.
Tulostinkauppa on erikoistunut tulostimiin, monitoimilaitteisiin ja niiden tarvikkeisiin. Toimistokalusteet ja laajemmat toimistotekniikan kokonaisuudet löytyvät toimistokaupoista, paperitavarat paperikaupoista ja tietokoneet tietokonekaupoista. Kun tarvitset syöttölaitteella varustetun monitoimilaitteen tai sen varaosia, kannattaa kääntyä alan erikoisliikkeen puoleen.
UKK
Voiko automaattisen asiakirjansyöttölaitteen asentaa jälkikäteen?
Kotikäyttöön ja pieneen toimistoon tarkoitettuihin monitoimilaitteisiin ei. Syöttölaite on osa laitteen rakennetta. Joihinkin isoihin A3-toimistolaitteisiin syöttölaite tai kääntävä syöttölaite voidaan kuitenkin tilata lisävarusteena.
Miksi syöttölaite vetää useamman arkin kerralla?
Yleisimmät syyt ovat kulunut erotustyyny tai -rulla, liian liukas paperi tai kosteuden takia toisiinsa tarttuneet arkit. Puhdista ensin rullat ja ilmasta pino. Jos ongelma jatkuu, erotusosa on todennäköisesti vaihdettava.
Skannaako syöttölaite eri kokoisia papereita samassa pinossa?
Osa toimistomalleista tunnistaa A4- ja A5-arkit samassa pinossa ja tallentaa ne oikean kokoisina. Kotimalleissa tätä ominaisuutta harvoin on, joten eri kokoiset paperit kannattaa skannata erikseen.
Näin valitset oikean syöttölaitteen
Ratkaise ensin, skannaatko kaksipuolisia asiakirjoja säännöllisesti. Jos skannaat, valitse yhden läpiviennin kaksipuolinen syöttölaite, ja tarkista se teknisistä tiedoista eikä pelkästä duplex-merkinnästä. Mitoita kapasiteetti tyypillisen asiakirjasi mukaan: 20-35 arkkia riittää kotitoimistoon, 50 arkkia pieneen yritykseen. Pidä lasitaso varalla kuitteja, valokuvia ja hauraita papereita varten, ja puhdista rullat ennen kuin ensimmäiset kaksoissyötöt alkavat.