Kun yritys hankkii useita tulostimia tai monitoimilaitteita kerralla, tarjouspyyntö tulostinkaupalle on paras tapa varmistaa kilpailukykyinen hinta ja sopivat ehdot. Isojen tulostinhankintojen kohdalla pelkkä verkkokaupan hintalappu ei kerro koko totuutta – toimitusehdot, takuu, huolto ja mahdolliset leasing-vaihtoehdot voivat vaikuttaa kokonaiskustannuksiin merkittävästi.
Tämä artikkeli opastaa, miten laaditaan tehokas tarjouspyyntö ja mitä asioita vertailussa kannattaa painottaa. Ohje sopii hankintapäälliköille, toimistovastaavalle ja yrittäjille, jotka suunnittelevat toimistonsa tulostin- tai monitoimilaiteflottaa.
Milloin tarjouspyyntö kannattaa tehdä?
Peukalosääntö on yksinkertainen: kun hankinnan arvo ylittää muutaman sadan euron, tarjouspyyntö on aina vaivansa arvoinen. Käytännössä tämä tarkoittaa jo kahden tai kolmen toimistolaserin tai monitoimilaitteen yhteishankintaa.
Myös yksittäinen kalliimpi laite – esimerkiksi A3-lasertulostin tai värilaser ammattikäyttöön – on tilanne, jossa tarjouskilpailu säästää usein satoja euroja. Tulostinkaupat antavat mielellään kilpailukykyisiä hintoja, kun tietävät olevansa kilpailutilanteessa.
Mitä hyvä tarjouspyyntö sisältää?
Selkeä tarjouspyyntö säästää sekä ostajan että myyjän aikaa. Lyhyt ja epämääräinen viesti – ”tarvitsemme tulostimia, paljonko maksaa?” – johtaa takaisin kysymyksiin ja hidastaa prosessia.
Laitteiden lukumäärä ja tyyppi. Tarvitsetko mustavalkolasereita, värilasereita vai monitoimilaitteita? Onko käyttötarkoitus toimistotulostus, valokuvien tulostus vai erikoispaperit? Mainitse myös vaadittu paperimuoto – A4 riittää useimmille, mutta A3 on joillekin toimialoille välttämätön.
Tulostusvolyymi ja käyttöympäristö. Arvioi kuukausittainen sivumäärä per laite. Kevytkäyttöinen kotitoimisto tulostaa ehkä 200 sivua kuussa, keskisuuri toimisto helposti 2 000–5 000 sivua. Tämä tieto vaikuttaa siihen, mikä laite on teknisesti sopiva ja minkä kokonaistulosteen hinta on järkevä.
Toivottu tulosteen hinta per sivu. Pyydä tarjouksessa myös toner-kasettien tai mustepatruunoiden hinta ja arviolaskelma hinnasta per sivu. Mustavalkotulosteen sivuhinta vaihtelee tyypillisesti 1–5 sentin välillä laitteesta ja kasetista riippuen.
Lisäpalvelut. Sisältyykö tarjoukseen käyttöönotto, koulutus, huoltosopimus tai kulutustarvikkeiden toimituspalvelu? Nämä voivat olla merkittäviä tekijöitä etenkin suuremmissa ympäristöissä.
Toimitusaikataulu ja maksuehdot. Mainitse, milloin laitteet tarvitaan, ja onko leasing tai osamaksu toivottava vaihtoehto.
Yleisin virhe – hankintahinta sekoitetaan kokonaiskustannukseen
Yksi tulostinhankintojen klassinen harhaluulo on valita laite pelkän hankintahinnan perusteella. Edullinen mustesuihkutulostin voi maksaa alle sata euroa, mutta sen mustepatruunat voivat maksaa 30–40 euroa useita kertoja vuodessa – ja sivuhinta nousee jopa kymmeneen senttiin tai enemmän.
Verrataan: laadukas mustavalkolaser maksaa hankinnassa enemmän, mutta toneripatruunalla saa 3 000–10 000 sivua ja sivuhinta putoaa yhteen tai kahteen senttiin. Lasertulostimen kustannuslaskenta osoittaa, että kolmen vuoden kokonaiskustannus kääntyy laserin hyväksi jo muutaman sadan sivun kuukausivauhdilla.
Tarjouspyyntöä laatiessa kannattaa siis aina pyytää arvioitu kokonaiskustannus kolmen vuoden ajalle – ei pelkästään hankintahintaa.
Monitoimilaite vai erillislaitteet?
Isommissa hankinnoissa herää usein kysymys: hankitaanko jokaiselle toimipisteelle oma monitoimilaite, vai erillinen tulostin ja skanneri?
Monitoimilaite yhdistää tulostuksen, skannauksen, kopioinnin ja usein faksauksen yhteen laitteeseen. Tämä on useimmissa toimistoympäristöissä kustannustehokkain ratkaisu – yksi huoltosopimus, yksi kasettityyppi ja yksi laitepiste. Erilliset laitteet voivat olla perusteltuja, jos käyttötarpeet ovat hyvin erilaiset eri tiloissa.
Tarjouspyynnössä kannattaa pyytää molemmat vaihtoehdot, jolloin vertailu käy helposti.
Miten vertailla saatuja tarjouksia?
Kun tarjoukset ovat saapuneet, vertailu ei tarkoita pelkästään kokonaishinnan katsomista. Tasapuolinen vertailu edellyttää, että tarjoukset ovat sisällöltään vertailukelpoisia.
Tarkista jokaisesta tarjouksesta: onko laite täysin sama malli vai ainoastaan ”vastaava”? Vastaava voi tarkoittaa merkittävästi erilaisia ominaisuuksia. Onko takuu valmistajan vai jälleenmyyjän myöntämä? Kotimainen jälleenmyyjä tarjoaa usein paikallisen huoltopalvelun, mikä nopeuttaa viankorjausta merkittävästi.
Pyydä tarvittaessa referenssejä tai tiedustele tulostinkaupan kokemuksesta vastaavan kokoisista toimitusprojekteista.
Kulutustarvikkeet ja huolto osaksi sopimusta
Isossa hankinnassa kannattaa aina neuvotella myös kulutustarvikkeiden toimituksesta. Monien jälleenmyyjien kautta on mahdollista sopia, että mustepatruunat, tonerit ja vaihto-osat toimitetaan automaattisesti tai tilauksesta. Oikean tulostinkaupan valinta vaikuttaa myös siihen, kuinka sujuvasti jatkotuki järjestyy.
Alkuperäiset OEM-kasetit ovat takuun ja tulostuslaadun kannalta varmin valinta. Kolmannen osapuolen jälleenmyyjien musteet voivat olla edullisempia, mutta isoissa ympäristöissä yhteensopivuusongelmat tai epätasainen tulostuslaatu maksavat enemmän kuin hintaero.
Huoltosopimus kannattaa solmia samaan aikaan laitehankinnan kanssa – hinnat ovat paremmat ja palvelun saatavuus on varmistettu etukäteen.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka monelta tulostinkaupalta tarjouksia kannattaa pyytää?
Kolme tarjousta on käytännöllinen minimi. Se antaa riittävän vertailupohjan ilman, että prosessista tulee liian raskas. Pienemmissä hankinnoissa kaksi tarjousta usein riittää.
Kannattaako tarjouspyyntö lähettää myös verkkokauppoihin vai vain kivijalkamyymälöihin?
Molemmat kannattaa. Verkkotulostinkaupat voivat olla hinnaltaan kilpailukykyisiä, mutta paikalliset liikkeet tarjoavat usein paremman käyttöönottotuen ja nopeamman huollon. Arvioi, kumpi on organisaatiollesi tärkeämpää, ja painota sen mukaan.
Mitä teen, jos tarjoukset poikkeavat toisistaan merkittävästi?
Selvitä ensin, onko kyse laadullisista eroista – eri laitemalli, eri takuuehdot, eri palvelusisältö. Jos tarjoukset ovat muuten vertailukelpoiset mutta hintaero on suuri, voit ilmoittaa edullisimmasta tarjouksesta toiselle toimittajalle ja pyytää tarkentamaan. Tulostinkaupat neuvottelevat mielellään kilpailutilanteessa.
Yhteenveto
Hyvin laadittu tarjouspyyntö on koko hankinnan perusta. Se säästää aikaa, tuottaa vertailukelpoiset tarjoukset ja johtaa parempiin ehtoihin kuin suora ostopäätös ilman kilpailutusta.
Sisällytä tarjouspyyntöön laitteiden määrä ja tyyppi, kuukausittainen arvioitu tulostusvolyymi, pyyntö sivukohtaisesta hinnasta, toivotut lisäpalvelut sekä toimitusaikataulu. Pyydä myös kolmen vuoden kokonaiskustannusarvio – se kertoo enemmän kuin hankintahinta yksin, ja ohjaa valitsemaan laitteen, joka on oikeasti edullinen pitkällä aikavälillä.
