Kun yrityksen tulostuskulut näkyvät kirjanpidossa yhtenä isona summana, kukaan ei tiedä, mikä osasto tulostaa eniten ja miksi. Tulostuksen seuranta ja kustannusten kohdistaminen osastoille ratkaisee tämän: jokainen sivu kirjataan käyttäjälle tai kustannuspaikalle, ja talouspäällikkö näkee kuukausittain, mihin rahat menevät. Artikkeli on kirjoitettu hankinnoista vastaaville, IT-tuelle ja pienten ja keskisuurten yritysten talousvastaaville, jotka haluavat tulostuskulut hallintaan ilman raskasta byrokratiaa.
Hyöty on yleensä nopea. Kun käyttäjät tietävät tulostuksen näkyvän raportissa, väritulosteiden määrä laskee usein selvästi jo ensimmäisten kuukausien aikana. Seurantaa ei ole tarkoitettu rankaisemiseen. Sen tehtävä on tuoda kulut näkyviin.
Miksi tulostuksen seuranta kannattaa osastotasolla
Tyypillinen tilanne on 30-60 hengen yritys, jossa on kaksi tai kolme monitoimilaitetta ja muutama yksittäinen lasertulostin. Leasingsopimuksen laskussa näkyy kuukausittain sivumäärä ja summa, mutta jakoa myynnin, taloushallinnon ja tuotannon välillä ei ole. Kun budjetteja tehdään osastoittain, tulostus jää yleiskuluksi, jota kukaan ei omista.
Kustannusten kohdistaminen muuttaa tämän. Kun markkinointi näkee käyttäneensä esimerkiksi 4 000 värisivua neljännesvuodessa, keskustelu siirtyy siihen, kannattaisiko esitteet teettää painossa. Ilman dataa sitä keskustelua ei synny.
Asiaan vaikuttaa myös sivun todellinen hinta. Palvelusopimuksissa mustavalkosivu maksaa tyypillisesti noin 0,5-1,5 senttiä ja värisivu 4-10 senttiä. Ero on helposti kymmenkertainen, joten väritulostuksen osuus ratkaisee kokonaiskulut. Lue lisää siitä, mistä tulostuksen sivuhinnoittelu koostuu, ennen kuin lasket osastojen osuuksia.
Tekniset vaihtoehdot seurantaan
Kevein tapa on laitteen oma osastokoodi- tai käyttäjäkooditoiminto. Lähes kaikissa toimistoluokan monitoimilaitteissa se on vakiona: Kyocerassa toiminnon nimi on Job Accounting, Canonissa Department ID Management, Ricohissa User Code ja Brotherissa Secure Function Lock. Käyttäjä syöttää koodin ennen kopiointia tai tulostusta, ja laite laskee sivut koodikohtaisesti.
Seuraava taso on tulostuksenhallintaohjelmisto. Tunnetuimpia ovat PaperCut (NG- ja MF-versiot), Canonin uniFLOW, Kyoceran Net Manager, Ricohin Streamline NX ja Xerox Workplace. Ohjelmisto kerää tiedot kaikista verkon laitteista keskitetysti, liittää tulosteet Active Directory- tai Entra ID -käyttäjiin ja tuottaa raportit kustannuspaikoittain. Useimmat ohjelmistot tukevat myös eri merkkien laitteita samassa ympäristössä.
Kolmas vaihtoehto on leasingtoimittajan oma etähallinta ja raportointi. Moni suomalainen jälleenmyyjä lukee laitteiden sivulaskurit automaattisesti ja voi toimittaa laskun eriteltynä laitteittain. Se riittää, jos jokainen osasto käyttää omaa laitettaan. Jos laitteet ovat yhteiskäytössä, laitekohtainen erittely ei kerro, kuka tulosti.
Kustannusten kohdistaminen käytännössä – askel askeleelta
Kokenut asiantuntija ei aloita ohjelmistosta vaan kustannuspaikoista. Ensin selvitetään, miten kirjanpito jo jakaa kulut, ja tulostuksen seuranta rakennetaan saman rakenteen päälle.
- Kartoita laitteet ja sopimukset. Listaa jokainen tulostin, sivuhinnat ja se, mitkä laitteet ovat jaetussa käytössä.
- Määritä kustannuspaikat. Käytä samoja koodeja kuin kirjanpidossa, esimerkiksi 100 hallinto, 200 myynti ja 300 tuotanto.
- Liitä käyttäjät kustannuspaikkoihin. Ohjelmistossa tämä hoituu yleensä hakemistopalvelun ryhmien kautta automaattisesti.
- Aseta sivuhinnat järjestelmään. Erottele mustavalko ja väri sekä A4 ja A3, muuten raportti vääristää osuuksia.
- Sovi raportointirytmi. Kuukausiraportti talouteen ja neljännesvuosikatsaus osastopäälliköille riittää useimmille.
Jaetuissa laitteissa käyttäjätunnistus on käytännössä välttämätön. Henkilökortin tai PIN-koodin avulla toimiva pull print -ratkaisu kohdistaa jokaisen sivun oikealle ihmiselle ja vähentää samalla noutamatta jääneitä tulosteita. Aiheesta kerrotaan tarkemmin artikkelissa tulostuksen tietoturvasta ja käyttäjätunnistuksesta. Verkkoasetuksista ja käyttöoikeuksista on lisää tietoa artikkelissa yritystulostimen jaetusta käytöstä osastojen kesken.
Myytti: seuranta kannattaa vain isoissa yrityksissä
Yleinen käsitys on, että tulostuksenhallinta on suuryritysten asia ja alle 50 hengen firmalle liian raskas. Tämä ei pidä paikkaansa. Laitteen sisäänrakennettu osastokooditoiminto ei maksa mitään ylimääräistä, ja sen käyttöönotto vie IT-tuelta tyypillisesti 1-2 tuntia laitetta kohden.
Rajatapaus on olemassa. Jos yrityksessä on kymmenen työntekijää ja yksi mustavalkolaser, joka tulostaa 1 000 sivua kuukaudessa, koko vuoden tulostuskulut jäävät helposti alle 200 euron. Silloin seurannan hallinnointi maksaa enemmän kuin se säästää. Toisaalta samankokoinen mainostoimisto, jolla on värilaser ja aktiivinen asiakasvedostus, hyötyy seurannasta selvästi.
Yleisimmät virheet tulostuskulujen kohdistamisessa
Ensimmäinen virhe on laskea pelkkiä sivuja. Kun raportti näyttää, että tuotanto tulostaa 12 000 ja markkinointi 5 000 sivua kuukaudessa, tuotanto näyttää suurkuluttajalta. Jos tuotannon sivut ovat mustavalkoisia työmääräimiä ja markkinoinnin sivut A3-värivedoksia, euromäärät voivat olla päinvastaiset.
Toinen virhe on unohtaa etätyöntekijät. Suomessa hybridityö on vakiintunut, ja moni tulostaa kotitulostimella työpapereita ja hakee kulut kuitteja vastaan tai ostaa tarvikkeet omilla rahoillaan. Nämä kulut eivät näy laitehallinnassa lainkaan, ja osaston todellinen tulostuskustannus jää aliarvioiduksi. Kotitulostuksen käytännöistä kannattaa sopia erikseen.
Kolmas virhe on lisensoida hallintaohjelmisto ennen kuin laitekanta on selvillä. Osa vanhemmista laitteista ei tue ohjelmiston sulautettua sovellusta, jolloin kortinlukija ei toimi niissä. Tarkista yhteensopivuus jälleenmyyjältä ennen kuin allekirjoitat lisenssisopimuksen.
Ympäristö ja raportointi samassa paketissa
Seurantadata palvelee myös vastuullisuusraportointia. Useimmat ohjelmistot laskevat paperinkulutuksen, kaksipuolisen tulostuksen osuuden ja arvion hiilidioksidipäästöistä. Kun duplex asetetaan oletukseksi ja väri vaatii erillisen valinnan, paperinkulutus laskee tyypillisesti 20-30 prosenttia ilman, että kukaan kokee menettäneensä mitään.
Hankinnoissa kannattaa erottaa, mistä mitäkin ostetaan. Tulostinkauppa on erikoistunut tulostimiin, monitoimilaitteisiin, väriaineisiin ja niiden huoltoon. Toimistokalusteet ja laajempi toimistotekniikka kuuluvat toimistokauppoihin, paperitavarat paperikauppoihin, tietokoneet tietokonekauppoihin ja yleinen elektroniikka elektroniikkaliikkeisiin. Tulostuksenhallinnan käyttöönotossa juuri tulostinalan jälleenmyyjän asiantuntemus on usein ratkaiseva, koska se tuntee laitteiden firmware-versiot ja ohjelmistolisenssit.
UKK
Tarvitaanko tulostuksen seurantaan aina erillinen ohjelmisto?
Ei tarvita. Monitoimilaitteen oma osastokooditoiminto riittää, jos laitteita on 1-3 ja raportit voidaan kerätä käsin kerran kuukaudessa. Ohjelmisto on perusteltu, kun laitteita on useampia, ne ovat eri valmistajilta tai tarvitaan käyttäjätunnistusta.
Miten kotona tehty etätyötulostus kohdistetaan osastolle?
Yleisin tapa on kuukausittainen kiinteä korvaus tai tarvikkeiden hankinta yrityksen kautta osaston kustannuspaikalle. Jotkut hallintaohjelmistot pystyvät seuraamaan myös VPN:n kautta yrityksen tulostusjonoon lähetettyjä töitä.
Voiko seurantatietoja käyttää yksittäisen työntekijän valvontaan?
Käyttäjäkohtainen tulostusdata on henkilötietoa, joten sen käsittelystä on kerrottava työntekijöille ja käytön tarkoitus on määriteltävä etukäteen. Monessa yrityksessä raportit tehdään vain osastotasolla, mikä riittää kustannusten kohdistamiseen.
Näin pääset alkuun
Aloita tarkistamalla, mitkä laitteenne tukevat osastokoodeja, ja kytke ne kirjanpidon kustannuspaikkoihin. Kerää dataa kolmen kuukauden ajan ennen kuin teet johtopäätöksiä tai muutat käytäntöjä. Kun näet, mitkä osastot tulostavat värillisenä ja mitkä mustavalkoisena, voit päättää, tarvitaanko ohjelmistoa, pull print -ratkaisua tai uutta laitekantaa. Useimmiten selvin säästö syntyy siitä, että väritulostus muutetaan oletuksena pois päältä.