Monitoimilaite yhdistää tulostuksen, skannauksen, kopioinnin ja usein myös faksin yhteen laitteeseen – ja on siksi suosittu valinta niin kotikonttoreissa kuin yritystoimistoissakin. Kun tilan käyttö, kustannukset ja arjen sujuvuus ratkaisevat, monitoimilaite on monelle selkeästi järkevämpi hankinta kuin usean erillisen laitteen kokonaisuus. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä ominaisuuksia nykyaikaisesta monitoimilaitteesta löytyy ja mitä kannattaa ottaa huomioon ennen ostopäätöstä.
Mitä monitoimilaite tarkoittaa käytännössä
Monitoimilaite – englanniksi MFP (multifunction printer) tai all-in-one – on laite, joka korvaa useamman erillisen toimistolaitteen. Perusmalli yhdistää mustesuihku- tai lasertulostimen, tasoskannerin ja kopiointiominaisuuden. Ammattimaisemmissa malleissa mukana on myös faksi sekä automaattinen asiakirjansyöttö (ADF), joka mahdollistaa useiden sivujen skannaamisen tai kopioinnin ilman manuaalista sivun vaihtoa.
Monitoimilaitteen merkittävin etu on yksinkertaisesti tilan säästö. Yhteen laitteeseen mahtuu toiminnot, joihin muuten tarvittaisiin kaksi tai kolme erillistä kappaletta. Pienessä kotitoimistossa tai etätyöpisteessä tämä on usein ratkaiseva tekijä.
Tulostustekniikka – mustesuihku vai laser
Monitoimilaitteet perustuvat joko mustesuihku- tai lasertekniikkaan, ja tämä valinta vaikuttaa kaikkeen: tulostuslaatuun, nopeuteen, sivukohtaiseen hintaan ja soveltuvuuteen eri käyttötarkoituksiin.
Mustesuihkupohjainen monitoimilaite soveltuu parhaiten kotikäyttöön, valokuvien tulostamiseen ja tilanteisiin, joissa tulostusmäärät ovat kohtuullisia. Epsonin EcoTank-sarjan monitoimilaitteet ovat hyvä esimerkki: mustesäiliöjärjestelmä pitää sivukohtaiset kustannukset pieninä, kun laite on säännöllisessä käytössä.
Laserpohjainen monitoimilaite puolestaan on yrityskäytön perusratkaisu. Mustavalkolaser tulostaa nopeasti ja edullisesti tekstidokumentteja, ja värilaser lisää mahdollisuuden ammattimaisiin väritulosteisiin. Brotherin, HP:n ja Kyoceran monitoimilaitteet hallitsevat toimistokäytön markkinaa juuri siksi, että niiden sivukohtainen hinta pysyy alhaisena suurilla tulostusvolyymeillä.
Automaattinen kaksipuolinen tulostus eli duplex on ominaisuus, jonka merkitys selviää vasta käytössä – se puolittaa paperinkulutuksen pitkissä dokumenteissa ja tuottaa merkittäviä säästöjä vuositasolla.
Skannausominaisuudet – enemmän kuin vain kuva tietokoneelle
Skannaus on monitoimilaitteen kenties aliarvioiduin ominaisuus. Kotikäyttäjä skannaa veroilmoituksen liitteitä tai lasten piirustuksia, mutta toimistoympäristössä skanneri on jatkuvassa käytössä sopimusten, laskujen ja asiakasasiakirjojen digitoinnissa.
Tärkeimmät skannausominaisuudet:
Optinen resoluutio (dpi) – 600 dpi riittää asiakirjoille, mutta valokuva- ja arkistointikäyttöön tarvitaan vähintään 1200 dpi.
Automaattinen asiakirjansyöttö (ADF) – mahdollistaa useiden sivujen skannaamisen kerralla. Kaksipuolinen ADF skannaa molemmat puolet automaattisesti ilman sivun kääntämistä.
Skannaus suoraan pilvipalveluun tai sähköpostiin – nykyaikaisissa malleissa skannattu dokumentti voidaan lähettää suoraan esimerkiksi Google Driveen, OneDriveen tai sähköpostiosoitteeseen ilman tietokonetta.
OCR-toiminto eli tekstintunnistus – muuttaa skannatun asiakirjan muokattavaksi tekstiksi. Tämä on hyödyllinen ominaisuus erityisesti silloin, kun vanhoja paperidokumentteja halutaan arkistoida hakukelpoisessa muodossa.
Suomalaisessa arjessa skannausominaisuudella on konkreettinen rooli myös viranomaistoiminnassa: Omakanta-palvelun lääkereseptit, verotuspäätökset ja muut viralliset asiakirjat tulostetaan tai skannataan säännöllisesti. Hyvä skannauslaatu varmistaa, että tekstit pysyvät luettavina myös digitaalisessa muodossa.
Faksiominaisuus – tarpeellinen vai vanhentunut
Yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä monitoimilaitteisiin liittyen on se, että faksi olisi täysin vanhentunut ja tarpeeton ominaisuus. Todellisuudessa faksi on monella toimialalla edelleen arkipäivää – erityisesti terveydenhuollossa, lakitoimistoissa, rakennusalalla ja viranomaisviestinnässä.
Suomessa osa sairaanhoitopiireistä ja lääkäriasemista käyttää edelleen faksia lähetteiden ja muiden asiakirjojen välittämiseen. Myös monet japanilaiset, saksalaiset ja yhdysvaltalaiset yritykset edellyttävät faksimahdollisuutta yhteistyökumppaneilta. Jos yritys toimii kansainvälisesti tai terveyteen liittyvällä alalla, faksiominaisuus voi olla käytännön välttämättömyys.
Faksin voi toteuttaa joko perinteisellä puhelinlinjalla tai internet-faksilla (fax over IP), joka ei vaadi erillistä puhelinlinjaa. Jälkimmäinen vaihtoehto yleistyy, kun analogisia puhelinlinjoja puretaan Suomessakin.
Yhteysvaihtoehdot ja mobiilitulostus
Nykyaikainen monitoimilaite ei ole enää vain USB-kaapelilla tietokoneeseen kytketty laite. WiFi-yhteys on käytännössä vakio-ominaisuus, ja sen myötä koko kotitalous tai toimiston henkilöstö voi käyttää samaa laitetta langattomasti.
AirPrint (Apple) ja Mopria (Android) mahdollistavat tulostamisen suoraan älypuhelimesta tai tabletista ilman erillisiä ajureita. Tämä on erityisen käytännöllinen ominaisuus etätyöntekijöille, jotka haluavat tulostaa dokumentteja nopeasti ilman tietokonetta.
Ethernet-liitäntä on tärkeä toimistoympäristössä, jossa laite halutaan liittää kiinteästi verkkoon luotettavuuden vuoksi. Suuremmissa toimistoissa monitoimilaite voi toimia verkon jaettuna laitteena kymmenille käyttäjille samanaikaisesti. Suomenkielinen käyttöliittymä ja suomenkielinen asiakaspalvelu ovat käytännön asioita, jotka on syytä tarkistaa ennen ostosta – erityisesti, jos laitteen käyttäjät eivät ole teknisesti kokeneita.
Yleisiä kysymyksiä monitoimilaitteesta
Onko monitoimilaite parempi valinta kuin erillinen tulostin ja skanneri?
Useimmille kotikäyttäjille ja pienyrityksille kyllä. Monitoimilaite vie vähemmän tilaa, on edullisempi hankintahinnaltaan kuin kaksi erillistä laitetta ja on helpompi ylläpitää. Poikkeus on tilanne, jossa vaaditaan erittäin korkeaa skannauslaatua – silloin erillinen ammattiskanneri voi olla perusteltu.
Sopiiko mustesuihkupohjainen monitoimilaite toimistokäyttöön?
Pieneen kotitoimistoon kyllä, mutta vilkkaaseen toimistoon ei välttämättä. Mustesuihku on hitaampi kuin laser, ja mustepatruunat voivat kuivua, jos laitetta ei käytetä säännöllisesti. Mustesäiliöjärjestelmää käyttävät mallit – kuten Epsonin EcoTank tai Canonin MegaTank – sopivat paremmin toimistokäyttöön, koska niissä ei ole samaa kuivumisongelmaa.
Tarvitseeko monitoimilaitteen faksitoimintoa oikeasti?
Se riippuu toimialasta. Jos yritys toimii terveydenhuollossa, oikeusalalla tai kansainvälisesti, faksi voi olla edelleen tarpeellinen. Kotikäyttäjille faksi on yleensä tarpeeton ominaisuus, mutta se ei kasvata laitteen hintaa merkittävästi – sen olemassaolo ei haittaa.
Yhteenveto – monitoimilaite on monipuolinen peruslaite
Monitoimilaite on hankintana järkevä silloin, kun tarvitaan useampaa kuin yhtä toimintoa – ja näin on useimmissa kodeissa, kotitoimistoissa ja pk-yrityksissä. Monitoimilaitteiden valikoima kattaa kaiken edullisista mustesuihkumalleista ammattimaisen toimistoympäristön laserpohjaisiin ratkaisuihin.
Teknologian valinnassa kannattaa ensisijaisesti miettiä kuukausittaista tulostusmäärää ja käyttötarkoitusta. Mustesuihkutulostimen valinta kotiin on oma kokonaisuutensa, ja samoja periaatteita sovelletaan myös mustesuihkupohjaiseen monitoimilaitteeseen. Jos yritystoimiston tehokkuus ja matalat sivukohtaiset kustannukset ovat etusijalla, lasertulostimen edut yritykselle pätevät suoraan myös laserpohjaiseen monitoimilaitteeseen.
Tärkein ohje on yksinkertainen: älä osta ominaisuuksia, joita et tarvitse – mutta älä myöskään säästä väärässä kohdassa. Duplex-tulostus, WiFi-yhteys ja riittävä skannausresoluutio ovat ominaisuuksia, joita harvoin katuu hankkineensa.
