Yritystulostimen jakaminen usean osaston kesken on tuttu haaste jokaiselle, jonka toimistossa on yli kymmenen työntekijää ja yksi ainoa tulostin käytävän päässä. Kun markkinointi, talous ja myynti tulostavat samasta laitteesta, jonot, väärät oikeudet ja hukkuneet tulosteet muuttuvat arkipäiväksi – ellei verkkojakoa ja käyttöoikeuksia mietitä kunnolla etukäteen.
Miksi yksi tulostin ei riitä ilman suunnittelua
Pienessä 5–10 hengen toimistossa yksi keskitason monitoimilaite hoitaa usein kaiken mutkattomasti. Kun henkilömäärä nousee 20–30:een ja osastoja on useampi, tilanne muuttuu.
Talousosasto tulostaa laskuja ja tiliöintejä, joiden ei pitäisi näkyä kaikille. Myynti tulostaa tarjouksia usein ja nopeasti, eikä halua jonottaa HR:n palkkalaskelmien perässä. Ilman verkkojakoa ja oikeuksien hallintaa yhteinen laite muuttuu pullonkaulaksi, jossa kaikki odottavat kaikkia.
Verkkotulostuksen perusmallit yritykselle
Yritystulostin liitetään verkkoon yleensä kolmella tavalla, ja valinta vaikuttaa suoraan siihen, miten hyvin osastojako toimii käytännössä.
Suora verkkotulostus (IP-tulostus) on yksinkertaisin: tulostimella on oma IP-osoite lähiverkossa, ja jokainen työasema tulostaa suoraan siihen ajurin kautta. Tämä toimii hyvin, kun tulostimia on 1–3 ja käyttäjämäärä on kohtuullinen.
Tulostuspalvelin (esimerkiksi Windows Server -pohjainen print server) keskittää jonot, ajurit ja käyttöoikeudet yhteen paikkaan. Tämä on käytännössä pakollinen ratkaisu, kun tulostimia on useita ja osastoja pitää erottaa toisistaan hallitusti. Print serverin kautta IT-vastaava voi määrittää, että talousosaston kansiokoneelta pääsee vain kolmanteen kerrokseen sijoitettuun väritulostimeen, kun taas varasto tulostaa vain mustavalkoisia lähetelappuja.
Pilvipohjainen tulostus (esimerkiksi HP:n tai Brotherin pilviratkaisut) sopii etätyöhön ja hybridimalliin, jossa työntekijä tulostaa kotoa toimiston laitteelle. Aiheesta löytyy tarkempaa tietoa artikkelista monitoimilaitteen wifi- ja pilviominaisuudet.
Käyttöoikeudet osastojen välillä – näin se hoidetaan
Oikeuksien hallinta on se osa, joka usein unohtuu hankintavaiheessa, vaikka se ratkaisee koko järjestelmän toimivuuden arjessa.
Ammattikäyttöön suunnatuissa yritystulostimissa – esimerkiksi Kyoceran ECOSYS-sarjassa tai Ricohin IM-mallistossa – käyttäjätunnistus hoidetaan tyypillisesti kolmella tavalla: PIN-koodilla laitteen näytöllä, kulkukortilla (RFID) tai verkon käyttäjätunnuksella Active Directorysta. Kokenut IT-vastaava rakentaa tunnistuksen suoraan yrityksen käyttäjähakemistoon, jolloin oikeudet päivittyvät automaattisesti, kun työntekijä vaihtaa osastoa tai lähtee talosta.
Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi tällaista jakoa:
Talousosasto – pääsy vain suojattuun tulostukseen, jossa dokumentti odottaa laitteella siihen asti, että käyttäjä tunnistautuu PIN-koodilla. Myynti ja markkinointi – vapaa pääsy väritulostukseen ja skannaukseen. Yleiskäyttö (aula, taukotila) – vain mustavalkotulostus, ei skannausta ulkoisiin sähköposteihin.
Tällainen jako estää tilanteen, jossa kesätyöntekijä vahingossa tulostaa 200-sivuisen palkkalistan yhteiseen tarjottimeen, josta kuka tahansa voi sen napata.
Laitteen mitoitus osastojen tarpeiden mukaan
Yritystulostinta ei kannata valita pelkän hinnan perusteella, vaan sivumäärän ja käyttötarkoituksen mukaan. Tässä kohtaa moni tekee kalliin virheen.
Kotikäyttöön suunniteltu, alle 300 euron mustesuihkumalli ei kestä 20 hengen toimiston kuormaa – sen tulostuspää ja paperinsyöttömekanismi on mitoitettu muutamalle sadalle sivulle kuukaudessa, ei muutamalle tuhannelle. Keskisuuren yrityksen kannattaa katsoa värilasermonitoimilaitteita, joiden kuukausikapasiteetti (duty cycle) on 5 000–30 000 sivua. Näistä lisää artikkelissa värilasertulostin yritykselle – tehokkuus ja hinta.
Mitoitusta kannattaa ajatella osastoittain, ei koko yrityksenä kerralla. Jos myynti tulostaa 3 000 väriarkkia kuukaudessa ja hallinto 500 mustavalkosivua, yhteinen laite pitää mitoittaa huippukuorman mukaan – ei keskiarvon. Muuten laite hidastuu ja tonerin vaihtoväli lyhenee ennenaikaisesti.
Yleisimmät virheet jaetun tulostimen käyttöönotossa
Kolme virhettä toistuu yrityksissä uudestaan.
Ensimmäinen on se, että kaikille annetaan samat oikeudet ”koska se on helpompaa”. Tämä johtaa siihen, että arkaluontoiset dokumentit lojuvat yhteisellä tarjottimella tuntikausia.
Toinen virhe on tulostuspalvelimen puuttuminen kokonaan – jokainen kone asennetaan erikseen suoraan tulostimeen, jolloin ajurien päivitys ja jonojen hallinta muuttuu IT:lle painajaiseksi heti, kun tulostimia on enemmän kuin kaksi.
Kolmas, ja yllättävän yleinen virhe, on unohtaa poistaa entisen työntekijän tunnukset tulostinjärjestelmästä. PIN-koodi tai kulkukortti saattaa jäädä voimaan kuukausiksi irtisanomisen jälkeen, mikä on turvallisuusriski erityisesti, jos laite käsittelee Kanta-järjestelmästä tai muista viranomaispalveluista tulostettavia asiakirjoja.
Verkkotulostuksen käyttöönotto vaiheittain
Kokenut myyjä katsoo ensin osastojen väliset tulostusmäärät ja tietoturvatarpeet, vasta sitten laitemallin. Käytännön käyttöönotto etenee yleensä näin: ensin kartoitetaan osastojen kuukausittainen sivumäärä ja väri/mustavalko-jakauma, sitten valitaan tulostuspalvelinratkaisu tai pilvipalvelu käyttäjämäärän mukaan, kolmanneksi määritellään käyttäjäryhmät ja PIN- tai korttitunnistus, ja lopuksi testataan oikeudet jokaisella osastolla ennen täyttä käyttöönottoa. Tarkempi ohje verkkoyhteyksien ja oikeuksien rakentamiseen löytyy artikkelista yritystulostimet jakelussa – verkkoyhteys ja oikeudet.
Yleinen väärinkäsitys on, että kalliimpi laite tarkoittaa automaattisesti parempaa käyttöoikeuksien hallintaa. Näin ei ole – moni edullisempikin Brotherin tai Kyoceran malli tukee PIN-tulostusta ja käyttäjäryhmiä, kun taas kallis, ominaisuuksiltaan raskas laite voi silti olla asetettu oletusarvoisesti täysin avoimeksi kaikille. Ratkaiseva tekijä on aina asetusten teko, ei pelkkä hintalappu.
UKK – yritystulostimen jakaminen osastojen kesken
Kuinka monta käyttäjää yksi verkkotulostin voi palvella tehokkaasti?
Keskitason yritystulostin, jonka kuukausikapasiteetti on 5 000–15 000 sivua, palvelee tyypillisesti 15–25 käyttäjää ilman merkittäviä jonoja. Suuremmissa osastoissa kannattaa harkita kahta erillistä laitetta yhden ylikuormitetun sijaan.
Voiko eri osastojen tulostusoikeudet erottaa ilman kallista lisäohjelmistoa?
Kyllä. Useimmat ammattikäyttöön suunnatut monitoimilaitteet tukevat sisäänrakennettua käyttäjähallintaa ja PIN-tunnistusta ilman erillistä maksullista ohjelmistoa. Laajempi hallinta, kuten automaattiset raportit osastokohtaisista kustannuksista, vaatii yleensä erillisen tulostuksenhallintaohjelmiston.
Kannattaako yritystulostin ostaa vai vuokrata, kun käyttäjiä on useita osastoja?
Se riippuu ennustettavuudesta. Jos sivumäärät ja tarpeet ovat vakaita, osto on usein edullisempi pitkällä aikavälillä. Jos yritys kasvaa nopeasti tai tarve on tilapäinen, leasing tai vuokraus joustaa paremmin – aiheesta lisää artikkelissa tulostimen leasing yritykselle – käytäntö Suomessa.
Yhteenveto
Toimiva jaettu yritystulostin ei synny sattumalta, vaan suunnittelemalla verkkorakenne ja käyttöoikeudet osastojen todellisten tarpeiden mukaan. Kun tulostuspalvelin, käyttäjätunnistus ja laitteen kapasiteetti mitoitetaan oikein heti alussa, säästytään myöhemmiltä jonoilta, tietoturvariskeiltä ja yllättäviltä lisäkustannuksilta. Paras lähtökohta on aina kartoittaa osastojen todelliset tulostusmäärät ennen laitehankintaa – ei arvata niitä.