Yritystulostimet jakelussa vaativat huolellista suunnittelua, kun tulostin otetaan käyttöön useamman käyttäjän tai osaston yhteiseksi laitteeksi – verkkoyhteyden toimivuus ja käyttöoikeuksien hallinta ratkaisevat, toimiiko laite arjessa sujuvasti vai aiheuttaako se jatkuvia tukipyyntöjä. Moni IT-vastaava on kohdannut tilanteen, jossa uusi monitoimilaite on juuri asennettu, mutta seuraavana päivänä puolet henkilöstöstä ei löydä sitä tulostinlistalta tai tulostukset jäävät jonoon ilman selitystä. Kun jakelu suunnitellaan alusta asti oikein, tällaiset ongelmat jäävät harvinaisiksi.
Miksi verkkoyhteyden suunnittelu on tärkeämpää kuin itse laite
Moni yritys keskittyy hankinnassa tulostimen ominaisuuksiin – nopeuteen, väriominaisuuksiin, paperikapasiteettiin – mutta unohtaa, että laite on hyödytön jos se ei näy verkossa luotettavasti kaikille sitä tarvitseville. Käytännössä tämä tarkoittaa päätöstä siitä, liitetäänkö tulostin kiinteään lähiverkkoon (LAN) vai WiFi-yhteyteen, ja miten se sijoitetaan verkon segmentointiin nähden.
Toimistoympäristössä kiinteä verkkokaapeli on yleensä luotettavampi vaihtoehto isoille, paljon käytetyille laitteille, koska WiFi voi ruuhkautua tai katkeilla etenkin vanhemmissa toimistorakennuksissa, joissa seinät vaimentavat signaalia. WiFi-tulostin sopii kuitenkin hyvin tilanteisiin, joissa laitetta ei voida sijoittaa lähelle verkkopistoketta tai kun toimistoa muutetaan usein.
VLAN-erottelu ja tulostinverkon eristäminen
Suuremmissa organisaatioissa tulostimet kannattaa sijoittaa omaan VLAN-verkkoonsa muusta yritysverkosta erillään. Tämä ei ole vain tietoturvakysymys, vaan myös käytännön asia: monitoimilaitteet ja niiden ajurit voivat aiheuttaa verkkoliikennettä, joka häiritsee muita järjestelmiä, jos kaikki on samassa aliverkossa.
Tulostimien eristäminen omaan segmenttiin helpottaa myös vianetsintää. Kun tulostinverkko on selkeästi rajattu, on nopeampi todeta, johtuuko ongelma tulostimesta, verkkolaitteesta vai käyttäjän omasta tietokoneesta. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos yrityksellä on useita toimipisteitä ja tulostimien leasing-sopimus kattaa laitteita eri paikkakunnilla.
Käyttöoikeuksien hallinta – kuka saa tulostaa mitäkin
Verkkoyhteyden lisäksi toinen keskeinen kysymys on käyttöoikeuksien määrittely. Ilman hallintaa kuka tahansa verkossa oleva voi usein tulostaa mille tahansa tulostimelle, mikä voi olla ongelma sekä tietoturvan että kustannusten kannalta.
Käytännön tasolla oikeuksien hallinta tarkoittaa yleensä seuraavia asioita:
Käyttäjätunnistus tulostimella. Monissa yrityksissä käytetään PIN-koodia, kulkukorttia tai verkkotunnuksiin sidottua kirjautumista, jolloin tulostus vapautuu vasta kun käyttäjä on fyysisesti laitteen luona ja tunnistautunut. Tämä estää arkaluontoisten dokumenttien jäämisen tulostinlokeroon.
Tulostuskiintiöt ja seuranta. Osastokohtaiset tai käyttäjäkohtaiset kiintiöt auttavat hallitsemaan kustannuksia, kun väritulostus maksaa moninkertaisesti mustavalkotulostukseen verrattuna. Seurantaohjelmisto näyttää myös, mistä eniten tulostuskustannuksia syntyy.
Verkko-oikeudet ja ajurien jako. IT-osaston on määriteltävä, kenellä on oikeus asentaa tulostinajureita omalle koneelleen ja kenelle tulostin jaetaan keskitetysti tulostuspalvelimen kautta. Keskitetty jako on yleensä helpompi ylläpitää suurissa organisaatioissa, koska ajuripäivitykset hoidetaan yhdestä paikasta.
Yleinen virhe: oletusasetuksilla käyttöönotto
Yksi yleisimmistä virheistä yritystulostimien jakelussa on laitteen käyttöönotto tehdasasetuksilla ilman, että verkko- tai käyttöoikeusasetuksia mietitään erikseen. Moni olettaa, että kun laite näkyy verkossa ja tulostus toimii testivaiheessa, kaikki on kunnossa. Todellisuudessa ongelmat ilmenevät usein vasta viikkojen kuluttua, kun käyttäjämäärä kasvaa tai kun joku yrittää tulostaa etäyhteyden kautta kotoa.
Tämä on myös yleinen väärinkäsitys: monet luulevat, että kalliimpi ammattilaistason laite ratkaisee automaattisesti verkko- ja oikeusongelmat paremmilla ominaisuuksillaan. Todellisuudessa laitteen hintaluokka ei poista tarvetta suunnitella verkkotopologiaa ja käyttöoikeuksia huolellisesti – jopa keskitason lasertulostin yritykselle toimii moitteettomasti, jos jakelu on suunniteltu oikein, kun taas huippulaite voi tuottaa jatkuvia ongelmia puutteellisella verkkokonfiguraatiolla.
Etätyö ja mobiilitulostus osana jakelua
monitoimilaitteen WiFi- ja pilviominaisuuksista kertovasta artikkelista.Isomman hankinnan suunnittelu etukäteen
Kun tulostimia jaetaan useammalle osastolle tai toimipisteelle, kannattaa verkko- ja oikeusvaatimukset kirjata ylös jo hankintavaiheessa. Tämä helpottaa myös tulostinkaupan kanssa käytävää keskustelua, kun laitteiden yhteensopivuus yrityksen verkkoinfrastruktuurin kanssa on selvitetty etukäteen. Isommissa hankinnoissa on hyödyllistä laatia selkeä tarjouspyyntö, jossa määritellään paitsi laitemäärät ja ominaisuudet, myös verkkoon liittymisen tapa ja käyttöoikeuksien hallintajärjestelmän vaatimukset.
Kotimaisen jälleenmyyjän etu tässä vaiheessa on merkittävä: suomenkielinen tekninen tuki pystyy usein auttamaan verkkokonfiguraatiossa ja käyttöoikeuksien pystytyksessä huomattavasti nopeammin kuin ulkomaisen valmistajan yleinen tukikanava, mikä säästää aikaa käyttöönottovaiheessa.
Usein kysyttyä
Kannattaako yritystulostin liittää WiFi:llä vai kiinteällä verkkokaapelilla?
Kiinteä verkkoyhteys on yleensä luotettavampi paljon käytetyille, keskeisille tulostimille, koska se ei kärsi signaalin heikkenemisestä tai verkon ruuhkautumisesta. WiFi sopii hyvin pienempään käyttöön tai tilanteisiin, joissa kaapelointi ei ole käytännöllistä.
Miten estän tulostuskustannusten karkaamisen käsistä?
Käyttäjä- tai osastokohtaiset tulostuskiintiöt yhdistettynä seurantaohjelmistoon antavat selkeän kuvan siitä, mistä kustannukset syntyvät, ja mahdollistavat rajoitusten asettamisen esimerkiksi väritulostukselle.
Voiko tulostimen käyttöoikeuksia hallita ilman erillistä ohjelmistoa?
Perustason rajaus onnistuu usein tulostimen omilla asetuksilla, kuten PIN-koodilla suojatulla tulostuksella, mutta useamman kymmenen käyttäjän ympäristössä keskitetty hallintaohjelmisto helpottaa ylläpitoa huomattavasti.
Yhteenveto
Yritystulostimen onnistunut käyttöönotto ei ole vain laitevalinta, vaan kokonaisuus, jossa verkkoyhteyden luotettavuus ja käyttöoikeuksien hallinta suunnitellaan yhtä huolellisesti kuin itse laitteen ominaisuudet. Kun tulostinverkko eristetään järkevästi, käyttäjät tunnistautuvat asianmukaisesti ja mobiilitulostus toimii etätyön tarpeisiin, laite palvelee koko organisaatiota ilman jatkuvia tukipyyntöjä. Panostus suunnitteluun ennen käyttöönottoa maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti verrattuna jälkikäteen tehtäviin korjauksiin.
