Pienen tai keskisuuren yrityksen tulostuskulut hajoavat helposti kymmeniin erillisiin ostoksiin, joista kenelläkään ei ole kokonaiskuvaa. Tulostinkaupan kanta-asiakkuus yritykselle kokoaa värikasetit, tonerit, tulostuspaperit ja huollon saman asiakkuuden alle ja tuo parhaimmillaan 10–20 % säästön vuoden tarvikekuluihin. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä kanta-asiakkuus Suomessa käytännössä sisältää, miten sen ehdoista neuvotellaan ja milloin se ei kannata.
Mitä kanta-asiakkuus sisältää yritysasiakkaalle
Yritysasiakkaan kanta-asiakkuus on eri asia kuin kuluttajan bonuskortti. Tyypillisesti siihen kuuluu yritystili Y-tunnuksella, laskutus 14–30 päivän maksuajalla ja sopimushinnat yleisimmille tarvikkeille. Alennus on yleensä 5–15 % listahinnasta, ja isommissa volyymeissa porrastettu.
Muita tavallisia etuja ovat ilmainen toimitus yli 50–100 euron tilauksista, nimetty yhteyshenkilö sekä etusija huoltojonossa. Isommat jälleenmyyjät tarjoavat myös tarvikkeiden automaattitilausta: verkkoon kytketty monitoimilaite, esimerkiksi Kyocera Ecosys tai Ricoh IM -sarjan laite, ilmoittaa toner-tason itse, ja uusi kasetti lähtee postiin ennen kuin vanha loppuu.
Rajaus kannattaa ymmärtää heti alussa. Tulostinkauppa on erikoistunut tulostimiin, musteisiin, tonereihin ja niiden huoltoon. Toimistokalusteet ja laajempi toimistotekniikka ostetaan toimistokaupoista, yleiset paperitavarat paperikaupoista, tietokoneet tietokonekaupoista ja muu elektroniikka elektroniikkaliikkeistä. Jos sopimukseen yritetään ahtaa kaikki, erikoisliikkeen hintaetu tulostustarvikkeissa yleensä laimenee.
Kenelle sopimus kannattaa ja kenelle ei
Otetaan esimerkiksi kuuden hengen tilitoimisto Tampereella. Toimistolla on yksi Brother MFC-L8900CDW -värilaser, ja kahdella etätyöntekijällä on kotonaan HP:n mustesuihkutulostimet. Tonerit on ostettu sitä mukaa kuin ne loppuvat, kolmesta eri verkkokaupasta ja kolmeen eri hintaan. Kanta-asiakkuuden myötä samat kasetit tulevat yhdeltä toimittajalta, kerran kuussa tulee yksi lasku, ja kirjanpitäjän ei tarvitse metsästää kuitteja.
Tällaisessa tilanteessa kanta-asiakkuus maksaa itsensä takaisin nopeasti. Raja kulkee suunnilleen 500–800 euron vuosittaisissa tarvikeostoissa. Sen alapuolella säästö jää niin pieneksi, ettei sopimuksen hallinnointi kannata.
Yhden hengen toiminimi, joka ostaa kaksi toneria vuodessa, pärjää paremmin tavallisella hintavertailulla. Sama koskee ECO Tank- tai mustesäiliöjärjestelmää käyttävää yritystä. Epsonin 12–15 euron mustepullo riittää tuhansille sivuille, joten 10 %:n alennus on käytännössä muutama euro vuodessa.
Myytti: kanta-asiakashinta on aina edullisin
Tämä on alan sitkein väärinkäsitys. Kanta-asiakasalennus lasketaan yleensä listahinnasta, ei markkinahinnasta. Suosittu HP 305A -värikasetti voi olla verkkokaupan kampanjassa halvempi kuin sopimushinnalla, jonka pohjana on korkea ohjehinta.
Toinen sudenkuoppa on sivuhinta. Sopimus saattaa rajata ostot pelkkiin alkuperäisiin OEM-kasetteihin tai tiettyyn kapasiteettiin. Vakiokasetti, jolla tulostaa 1 200 sivua, on usein sivuhinnaltaan 30–40 % kalliimpi kuin XL-versio, jolla tulostaa 3 000 sivua, vaikka yksittäinen kasetti näyttää halvemmalta. Kokenut hankkija vertaa aina tulostuksen sivuhintaa, ei kasetin hintaa.
Näin kanta-asiakassopimus neuvotellaan
Ammattilainen aloittaa kulutuksen kartoituksesta eikä kaupan hinnastosta. Ilman omia lukuja neuvottelupöydässä on vain myyjän esite. Toimiva järjestys etenee näin:
1. Kartoita laitekanta ja kulutus. Listaa laitteiden mallit, käytetyt kasetit ja sivulaskurien lukemat viimeisen 12 kuukauden ajalta.
2. Pyydä tarjous 2–3 liikkeeltä samalla pohjalla. Hyvin rakennettu tarjouspyyntö isolle hankinnalle tekee tarjouksista vertailukelpoisia.
3. Vertaa sivuhintaa ja kokonaiskustannusta. Laske mukaan toimituskulut, laskutuslisät ja mahdolliset minimitilausmäärät.
4. Tarkista toimitusaika ja huollon vasteaika. Helsingissä seuraavan päivän toimitus on arkea, mutta Rovaniemellä tai Kajaanissa 2–3 arkipäivää on tavallista.
5. Sovi hintojen tarkistus ja irtisanominen. Hyvässä sopimuksessa on 1–3 kuukauden irtisanomisaika eikä automaattista vuosikorotusta ilman ilmoitusta.
Kotimaisen jälleenmyyjän arvo näkyy yleensä vasta ongelmatilanteessa. Kun värilaserin kiinnitysyksikkö hajoaa 14 kuukauden kohdalla, suomenkielinen yhteyshenkilö ja paikallinen huoltoverkosto hoitavat takuuasian nopeammin kuin ulkomainen verkkokauppa, jonka asiakaspalvelu vastaa sähköpostiin englanniksi viikon viiveellä.
Yleisimmät virheet yritysasiakkuudessa
Ensimmäinen virhe on sitoutua yhteen tuotemerkkiin liian pitkäksi aikaa. Laitekanta vaihtuu yleensä 4–6 vuoden välein. Jos sopimushinnat koskevat vain Canonin tarvikkeita ja toimistoon hankitaan seuraavaksi Kyocera, etu katoaa kesken sopimuskauden.
Toinen virhe on automaattitilaus ilman valvontaa. Varastokaappiin kertyy helposti kuusi ylimääräistä toneria, jotka jäävät käyttämättä, kun laite vaihdetaan. Mustekaseteissa ongelma on vielä suurempi, koska niiden suositeltu käyttöaika on tyypillisesti 18–24 kuukautta avaamattomanakin.
Kolmas virhe on unohtaa etätyöntekijät. Suomessa etätyö jäi koronavuosien jälkeen pysyväksi osaksi työelämää, ja kotitoimistojen tulostimet ovat monessa yrityksessä kirjanpidon sokea piste. Työntekijä ostaa mustepatruunat marketista omalla kortillaan ja tuo kuitin kulukorvaukseen täyteen listahintaan. Kotitulostimet kannattaa ottaa mukaan samaan sopimukseen ja toimituttaa tarvikkeet suoraan kotiosoitteeseen.
Joskus kanta-asiakkuuden sijaan kannattaa harkita laitteen ja tarvikkeiden yhdistävää mallia. Esimerkiksi tulostinleasing pienelle yritykselle sisältää usein tonerit ja huollon kiinteään sivuhintaan, jolloin erillistä tarvikesopimusta ei tarvita.
Ympäristövaatimukset osaksi sopimusta
Yhä useampi suomalainen yritys raportoi ympäristövaikutuksistaan, ja tulostus on helppo aloittaa. Pyydä, että sopimukseen kirjataan tyhjien kasettien noutopalvelu tai palautuskuoret. HP:n Planet Partners- ja Brotherin palautusohjelmat toimivat Suomessa, ja moni jälleenmyyjä hoitaa palautukset asiakkaan puolesta ilman lisämaksua.
Samalla kannattaa asettaa kaksipuolinen tulostus eli duplex oletukseksi kaikkiin laitteisiin. Se vähentää paperinkulutusta käytännössä 30–40 %. Energiatehokkuudessa ero syntyy lepotilasta: uudempi värilaser kuluttaa valmiustilassa alle 1 W, kun 10 vuotta vanha laite voi kuluttaa kymmeniä watteja.
UKK
Tarvitseeko kanta-asiakkuuteen tietyn vähimmäisoston?
Useimmat tulostinkaupat eivät vaadi kiinteää vähimmäisostoa, mutta paremmat sopimushinnat edellyttävät yleensä 1 000–2 000 euron vuosiostoja. Pienemmillä volyymeilla etu rajoittuu laskutusmahdollisuuteen ja ilmaiseen toimitukseen.
Voiko sopimukseen sisällyttää kolmannen osapuolen musteet ja tonerit?
Voi, jos liike myy niitä. Tarkista kuitenkin laitteen takuuehdot ja tulostuslaatu testierällä ennen kuin koko toimisto siirtyy jäljitelmäkasetteihin. Merkkitoimistojen värilasereissa kannattaa vertailla myös hukkavärin määrää ja kasettien todellista sivumäärää.
Kattaako kanta-asiakkuus myös tulostimen huollon?
Ei automaattisesti. Huolto sovitaan yleensä erikseen joko tuntiveloitteisena, esimerkiksi 70–110 €/h ja matkakulut, tai kiinteänä huoltosopimuksena. Kanta-asiakkuus tuo usein etusijan huoltojonoon ja alennuksen varaosista.
Tärkein muistisääntö hankintaan
Hyvä kanta-asiakkuus perustuu yrityksen omiin kulutuslukuihin eikä myyjän alennusprosenttiin. Kartoita laitteet ja sivumäärät, vertaa sivuhintoja kahden tai kolmen liikkeen välillä ja ota etätyöntekijöiden kotitulostimet mukaan samaan kokonaisuuteen. Tarkista sopimus uudelleen aina laitekannan vaihtuessa, koska silloin myös edullisin toimittaja voi vaihtua.