Tulostinkannan keskittäminen tarkoittaa, että työpöytäkohtaiset pikkutulostimet korvataan muutamalla yhteisellä monitoimilaitteella. Tämä artikkeli on tarkoitettu yrittäjille, toimistopäälliköille ja hankinnoista vastaaville, joiden toimistoon on vuosien mittaan kertynyt kirjava joukko eri merkkien tulostimia. Hyöty on suora: vähemmän laitteita, vähemmän erilaisia värikasetteja varastossa ja selvästi pienempi tulostuskustannus sivua kohden.
Tyypillinen tilanne löytyy vaikkapa 25 hengen tilitoimistosta Tampereella. Siellä on kahdeksan erillistä tulostinta: pari vanhaa HP:n mustavalkolaseria, Brotherin monitoimilaite vastaanotossa, muutama Canonin mustesuihkutulostin johdon huoneissa ja yksi Samsungin värilaser, jonka valmistaja ei enää edes tue tulostinliiketoimintaa. Jokainen laite vaatii omat tarvikkeensa, ja kaapissa on kymmenkunta erilaista toneripatruunaa, joista osa on jo vanhentunut.
Mistä tulostinkannan keskittäminen säästää
Suurin säästö syntyy sivuhinnasta. Pienen henkilökohtaisen lasertulostimen mustavalkosivu maksaa usein 3-6 senttiä, kun keskikokoisen toimistomonitoimilaitteen sivuhinta jää tyypillisesti 0,5-1,5 senttiin. Värisivuissa ero on vielä suurempi: halpa mustesuihkutulostin voi tuottaa värisivun 10-20 sentillä, kun A4-värilaser yritysluokassa pääsee 4-8 senttiin.
Kun kuukaudessa tulostetaan 5 000 sivua, sentin ero sivuhinnassa tarkoittaa 600 euroa vuodessa. Sivuhinnan rakenne kannattaa ymmärtää ennen vertailua, koska siihen vaikuttavat kasetin hinnan lisäksi rumpu, kiinnitysyksikkö ja huolto – näistä on kerrottu tarkemmin artikkelissa tulostuksen sivuhinnoittelu ja sen osatekijät.
Muita säästöjä tulee vähemmän näkyvistä kuluista. IT-tuki käyttää vähemmän aikaa ajurien päivityksiin, kun mallien määrä putoaa kahdeksasta kahteen. Varastoon sitoutuu vähemmän rahaa. Sähkönkulutus laskee, koska yksi tehokas laite valmiustilassa kuluttaa vähemmän kuin kuusi pientä yhteensä.
Myytti: oma tulostin on aina tehokkaampi
Yleinen uskomus on, että työpöydän vieressä oleva tulostin säästää aikaa. Käytännössä muutaman metrin kävely yhteiselle laitteelle vie 20-40 sekuntia, eikä useimmissa toimistoissa tulosteta niin usein, että tällä olisi merkitystä.
Keskitetty laite on lisäksi usein nopeampi. Toimistoluokan monitoimilaite tulostaa 30-50 sivua minuutissa ja tekee automaattisen kaksipuolisen tulostuksen eli duplexin, kun pieni henkilökohtainen tulostin jää 20 sivuun minuutissa. Henkilökohtainen tulostin myös hidastaa työtä silloin, kun sen toner loppuu kesken kiireisen päivän eikä varakasettia löydy.
Poikkeuksiakin on. Lääkärin vastaanotolla, apteekissa tai lakitoimistossa, jossa käsitellään luottamuksellisia papereita jatkuvasti, oma pieni laite voi olla perusteltu. Samoin toimipisteessä, jossa työntekijät ovat eri kerroksissa ja tulostavat paljon lähetteitä tai etikettejä.
Näin keskittäminen etenee käytännössä
Ammattilainen aloittaa aina kartoituksesta eikä laitehankinnasta. Ensin selvitetään, paljonko kukin laite oikeasti tulostaa. Monessa tulostimessa sivulaskurin saa näkyviin asetusvalikosta tai verkkoselaimen hallintasivulta. Kahden kuukauden seuranta riittää yleensä antamaan luotettavan kuvan.
Keskittämisen vaiheet menevät tyypillisesti näin:
1. Inventaario: kaikki laitteet, niiden ikä, sivumäärät ja käytössä olevat kasetit.
2. Käyttötarpeiden selvitys: tarvitaanko väriä, A3-kokoa, skannausta sähköpostiin tai faksia.
3. Sijoittelu: yksi monitoimilaite noin 10-20 käyttäjää kohden, alle 15 metrin kävelymatkalla.
4. Laitevalinta ja rahoitus: osto, leasing tai sivuhintasopimus.
5. Käyttöönotto ja vanhojen laitteiden kierrätys.
Kolmas vaihe on se, jossa moni tekee virheen. Yhteinen laite pitää sijoittaa niin, että se on kaikkien saavutettavissa, mutta melu ja lämpö eivät häiritse työpisteitä. Verkkotulostuksen järjestämisestä osastojen kesken lisää artikkelissa yritystulostin verkossa ja jaettu käyttö.
Laitevalinta keskitettyyn ympäristöön
Pienessä 5-15 hengen toimistossa riittää usein yksi A4-värilaser monitoimilaite, kuten Brotherin, Canonin tai HP:n toimistosarjojen mallit, joiden hinta on noin 500-1 200 euroa. Kun käyttäjiä on 20-50, kannattaa katsoa Kyoceran, Ricohin, Konica Minoltan tai Xeroxin A3-monitoimilaitteita, jotka myydään yleensä huoltosopimuksen kanssa.
Kyoceran laitteita valitaan usein siksi, että niiden pitkäikäinen rumpu laskee sivuhintaa suurissa volyymeissä. Ricoh ja Konica Minolta ovat vahvoja dokumenttienhallinnan integraatioissa. Kannattaa painottaa myös suomenkielistä hallintapaneelia ja kotimaista huoltoverkostoa – Pohjois-Suomessa huoltomiehen saapumisaika voi olla ratkaiseva tekijä merkin valinnassa.
Tietoturva korostuu, kun yksi laite palvelee monia. Pull print -toiminto pitää tulosteen jonossa, kunnes käyttäjä tunnistautuu laitteella kortilla tai PIN-koodilla. Tämä ratkaisee myös sen, että luottamukselliset palkkalaskelmat eivät jää lojumaan tulostusalustalle.
Yleisimmät virheet tulostinkannan keskittämisessä
Ensimmäinen virhe on liian pieni laite. Jos toimisto tulostaa 8 000 sivua kuukaudessa ja valitaan laite, jonka suositeltu kuukausikapasiteetti on 3 000 sivua, se kuluu loppuun kahdessa vuodessa ja tukkeutuu jatkuvasti.
Toinen virhe on unohtaa etätyöntekijät. Suomessa etätyö on vakiintunut, ja moni tulostaa kotona edelleen esimerkiksi sopimuksia allekirjoitettavaksi. Kotitulostimille kannattaa laatia selkeä linja: korvataanko kulut, ja minkälainen laite yrityksen piikkiin hankitaan. Usein ECO Tank -säiliötulostin on kotitoimistoon järkevin, koska sen sivuhinta jää alle sentin.
Kolmas virhe on jättää kustannusseuranta tekemättä. Ilman käyttäjäkohtaista seurantaa tulostusmäärät eivät laske, vaikka laitteita olisi vähemmän. Kustannusten jakamisesta yksiköille kerrotaan lisää artikkelissa tulostuksen seuranta ja kustannusten kohdistaminen.
Ympäristö ja vanhojen laitteiden kohtalo
Keskittäminen vähentää sähköromua pitkällä aikavälillä, mutta käyttöönoton yhteydessä vapautuu kerralla useita laitteita. Toimivat koneet voi myydä käytettyinä tai lahjoittaa, ja loput toimitetaan SER-kierrätykseen. Ennen luopumista monitoimilaitteen kiintolevy tai muisti pitää tyhjentää, koska siihen on voinut tallentua skannattuja asiakirjoja.
Käyttämättömät alkuperäiset kasetit kannattaa yrittää myydä tai palauttaa jälleenmyyjälle. Monet tulostinkaupat ottavat vastaan myös tyhjiä kasetteja kierrätykseen. Oletusasetukseksi kannattaa määrittää kaksipuolinen mustavalkotulostus, mikä vähentää paperinkulutusta jopa kolmanneksella.
UKK
Kuinka paljon tulostinkannan keskittäminen säästää?
Tyypillinen säästö on 20-40 % tulostuksen kokonaiskustannuksista. Suurin vaikutus syntyy, kun kalliilla sivuhinnalla toimivat pienet tulostimet poistetaan ja tulostus siirretään toimistoluokan monitoimilaitteelle.
Kannattaako keskitetty laite ostaa vai liisata?
Alle 10 hengen toimistossa ostaminen on usein edullisinta. Suuremmissa toimistoissa leasing tai sivuhintasopimus, jossa huolto ja tarvikkeet sisältyvät hintaan, tekee kuluista ennustettavia ja siirtää laiterikkojen riskin toimittajalle.
Montako käyttäjää yksi monitoimilaite palvelee?
Nyrkkisääntö on 10-20 käyttäjää laitetta kohden. Jos tulostusta on paljon tai toimisto on jakautunut useaan kerrokseen, laitteita tarvitaan enemmän.
Yhteenveto: aloita mittaamalla
Tulostinkannan keskittäminen kannattaa lähes aina, kun toimistossa on enemmän tulostimia kuin todellinen tarve vaatii. Kahden kuukauden sivumäärien seuranta kertoo, montako laitetta oikeasti tarvitaan ja minkä kokoisia. Kun päätös perustuu lukuihin eikä tottumuksiin, säästöt näkyvät jo ensimmäisen vuoden aikana – ja kaapista katoaa se kymmenen erilaisen kasetin sekalainen varasto.