Vuokratulostin on käytännöllinen ratkaisu, kun tulostinta tarvitaan vain muutamaksi päiväksi messuille, tapahtumaan tai pop-up-tilaisuuteen. Moni tapahtumajärjestäjä huomaa liian myöhään, että nimikylttien, kuittien tai osallistujalistojen tulostus vaatii oikeanlaisen laitteen paikan päällä – ei pelkkää kannettavaa tietokonetta ja toivetta lähimmästä printtauspisteestä.
Milloin vuokratulostin kannattaa tapahtumassa?
Tyypillinen tilanne on messuosasto, jossa tarvitaan tulostaa nimilappuja, tarjouksia tai osallistujatodistuksia paikan päällä koko tapahtuman ajan. Toinen yleinen tapaus on pop-up-myymälä tai promootiotapahtuma, jossa kuitteja tai etikettejä tulostetaan jatkuvasti mutta vain muutaman päivän ajan.
Jos tulostustarve kestää alle viikon eikä toistu säännöllisesti, vuokraus on lähes aina järkevämpi vaihtoehto kuin oma hankinta. Laitteen ei tarvitse jäädä varastoon odottamaan seuraavaa tapahtumaa, ja vuokranantaja vastaa yleensä myös huollosta sopimuskauden ajan.
Millainen tulostin sopii tapahtumakäyttöön?
Tapahtumakäyttöön valitaan tulostin sen mukaan, mitä tulostetaan ja kuinka paljon. Nimikylttien ja tarrojen tulostukseen riittää usein pieni etikettitulostin tai kannettava mustesuihkutulostin, kun taas suurempi kävijämäärä ja jatkuva tulostustarve puoltavat kompaktia värilasertulostinta tai monitoimilaitetta.
Jos tapahtumassa jaetaan esimerkiksi tuote-esitteitä tai suurempia julisteita, kannattaa selvittää myös suurkuvatulostimen vuokraus – se on eri kokoluokan investointi kuin tavallinen toimistotulostin, mutta lyhytaikaisena vuokrana kohtuuhintainen. Ammattikäyttöön suunnitellut laitteet tulostavat myös nopeammin, mikä on tärkeää, jos jonoa syntyy tapahtuman ruuhkahuipuissa.
Langaton yhteys on tapahtumaympäristössä lähes pakollinen ominaisuus, sillä kaapelointi messuosastolla tai ulkotapahtumassa on usein hankalaa. WiFi-tulostin tai mobiilitulostukseen taipuva laite helpottaa merkittävästi, kun tulostuskomennot lähetetään suoraan puhelimesta tai tabletista.
Vuokrauksen käytännön vaiheet
Vuokraus etenee tavallisesti selkeän kaavan mukaan:
Ensin kartoitetaan tarve – kuinka monta sivua tapahtuman aikana tulostetaan, tarvitaanko värillistä vai riittääkö mustavalko, ja onko kyseessä yksi tapahtumapäivä vai useamman päivän messut. Tämän jälkeen valitaan laite ja sovitaan toimitus- ja noutoajankohdat, sillä monet vuokraajat toimittavat laitteen suoraan tapahtumapaikalle ja noutavat sen tilaisuuden päätyttyä.
Sopimukseen kannattaa kirjata myös, kuuluvatko musteet tai tonerit vuokrahintaan, ja kuka vastaa mahdollisesta tukoksesta tai paperitukkeumasta kesken tapahtuman. Isommissa tilaisuuksissa on hyvä varmistaa etukäteen myös tekninen tuki paikan päälle tai puhelimitse, jos laite lakkaa toimimasta kiireisimpänä hetkenä.
Yritykselle suunnattu vuokrasopimus muistuttaa monilta osin pidempiaikaista tulostimen leasingia, mutta sopimuskausi on huomattavasti lyhyempi ja hinnoittelu perustuu usein päiväkohtaiseen vuokraan kuukausimaksun sijaan.
Kustannukset – vuokra vai osto?
Yleinen väärinkäsitys on, että tulostimen ostaminen olisi aina vuokraamista halvempi ratkaisu pitkällä aikavälillä. Tämä pätee säännölliseen, jatkuvaan käyttöön, mutta ei kertaluontoiseen tapahtumatarpeeseen. Kun lasketaan mukaan laitteen hankintahinta, musteet tai tonerit, mahdollinen huolto ja se, että laite seisoo käyttämättömänä suurimman osan vuodesta, vuokraus tulee tapahtumakäytössä lähes poikkeuksetta edullisemmaksi.
Hinta per sivu kannattaa aina pyytää näkyviin ennen sopimuksen tekoa, sillä osa vuokraajista laskuttaa erikseen kulutetuista sivuista tavallisen vuokrahinnan päälle. Mustavalkotulostus on tyypillisesti murto-osa värillisen tulostuksen hinnasta, joten jos tapahtumassa tulostetaan paljon, kannattaa harkita, tarvitaanko väriä joka tulosteeseen.
Isommissa tapahtumissa tai useamman laitteen tarpeessa – esimerkiksi silloin, kun sama yritys järjestää tapahtumia useilla paikkakunnilla samanaikaisesti – kannattaa pyytää tarjous useammalta toimijalta kerralla. Tarjouspyynnön laatiminen isolle hankinnalle soveltuu hyvin myös useamman vuokratulostimen kilpailuttamiseen.
Verkkoyhteys ja käyttöoikeudet tapahtumapaikalla
Tapahtumapaikan verkkoinfrastruktuuri on syytä selvittää etukäteen. Messukeskuksissa ja tapahtumatiloissa on usein oma vierailijaverkko, mutta sen kapasiteetti ja tietoturva-asetukset voivat rajoittaa tulostimen liittämistä suoraan verkkoon. Sama koskee käyttöoikeuksia: jos tulostinta käyttää usea henkilö osastolla, kannattaa sopia etukäteen, kuka vastaa laitteen asetuksista ja kenellä on oikeus muuttaa niitä kesken tapahtuman.
Nämä kysymykset ovat pitkälti samoja kuin pysyvässä yritysympäristössä, joista kerrotaan tarkemmin yritystulostinten verkkoyhteyttä ja käyttöoikeuksia käsittelevässä artikkelissa. Erona on lähinnä aikataulu – tapahtumassa asetukset pitää saada kuntoon nopeasti ja usein ilman IT-tukea paikan päällä.
Yleinen virhe vuokratulostimen valinnassa
Yleisin virhe on tilata liian pieni tai kotikäyttöön tarkoitettu tulostin isoon tapahtumaan. Kotitulostimeksi suunniteltu laite ei kestä satojen tai tuhansien sivujen jatkuvaa tulostusta ilman ylikuumenemista tai musteen loppumista kesken kiireisimmän hetken. Tapahtumakäyttöön kannattaa aina valita laite, jonka valmistaja on mitoittanut suurempaan kuukausittaiseen tulostusmäärään, vaikka vuokra-aika olisikin lyhyt.
Toinen yleinen myytti on, että vuokratulostimen käyttöönotto vaatii aina teknistä asiantuntemusta. Todellisuudessa useimmat nykyaikaiset laitteet on suunniteltu niin, että WiFi-yhteyden ja perusasetusten tekeminen onnistuu muutamassa minuutissa ilman erillistä IT-tukea – kunhan verkon tiedot on selvitetty etukäteen.
UKK
Kuinka pitkäksi ajaksi tulostimen voi vuokrata tapahtumaan?
Vuokra-aika voi olla yhdestä päivästä useisiin viikkoihin. Useimmat vuokraajat tarjoavat joustavia sopimuksia, jotka kattavat esimerkiksi yksittäisen messupäivän tai koko messuviikon.
Sisältyykö muste tai toner vuokrahintaan?
Se vaihtelee toimittajan mukaan. Osa vuokraajista sisällyttää tietyn sivumäärän hintaan, kun taas osa laskuttaa kulutetut sivut erikseen – tämä kannattaa aina varmistaa ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Tarvitaanko tapahtumaan väritulostin vai riittääkö mustavalko?
Se riippuu käyttötarkoituksesta. Nimikylteille, kuiteille ja osallistujalistoille mustavalkolaser riittää yleensä hyvin, kun taas markkinointimateriaaleissa ja esitteissä väri on usein tarpeen.
Yhteenveto
Vuokratulostin sopii erinomaisesti tilanteisiin, joissa tulostustarve on selvästi rajattu ajallisesti mutta määrällisesti merkittävä – tyypillisesti messuilla, promootiotapahtumissa tai pop-up-tilaisuuksissa. Oikean laitteen valinta lähtee tapahtuman todellisesta tulostusmäärästä ja -tyypistä, ei siitä, mikä laite sattuu olemaan halvin vuokrattava.
Kun sopimukseen kirjataan selkeästi tarvikkeiden kattavuus, tekninen tuki ja toimitusaikataulu, vuokratulostin hoitaa tehtävänsä tapahtuman ajan huomaamattomasti – ja jää sen jälkeen pois yrityksen omasta laitekannasta ilman ylimääräisiä huolenaiheita.
